Sähköinen ostolasku – helppo ja kustannustehokas laskujen käsittely

Sähköinen ostolasku on jokaiselle yritykselle järkivalinta, sillä tekoälyn automatisoima ostolaskuprosessi tehostaa kirjanpitäjän työskentelyä, nopeuttaa laskujen läpimenoa, parantaa kontrollia ja on kustannustehokas. Lue mikä on sähköinen ostolasku ja mitä hyötyjä sen käyttö tuo yrityksellesi.

Vaikka sähköinen ostolasku, osana digitaalista taloushallintoa, on ollut jo pidemmän aikaa arkipäivää Suomessa, yllättävän suuri osa yrityksistä hoitaa edelleen yrityksen ostolaskuliikenteen paperisen prosessin kautta. Siitäkin huolimatta, että laskun käsittely vaatii tällöin paljon manuaalisia, aikaa vieviä työvaiheita, on riskialtis ja kallis.

Onko paperilasku huomaamattomasti yrityksen tehokkuuden syöppö?

Perinteisen ostolaskuprosessin suurimpia ongelmia on muun muassa laskukierron hitaus. Laskun tarkastaminen on paikkasidonnaista ja vaatii tehtävän suorittamiseen aina henkilön paikan päälle. Lisäksi jokin laskuista voi ”unohtua” laskun tarkastajan tai hyväksyjän työpöydälle, jolloin maksun suorittaminen saattaa viivästyä. Osa laskuista saattaa myös kadota kierron aikana.

Koska manuaalisesti kierrätettävä lasku näkyy kirjanpidossa vasta kun koko hyväksymiskierto on käyty läpi, laahaa tieto ostoveloista auttamattomasti jäljessä. Tämä vääristää kassavirran tilannetta ja vaikeuttaa sen hallintaa. Oman aikansa ottaa myös laskujen manuaalinen arkistointi mappeihin. Ja mikäli laskuja pitää tarkastella jälkikäteen, on niiden etsiminen mapeista hidasta ja työlästä.

Ostolaskujen manuaalinen pyörittäminen varastaa luvattoman paljon aikaa prosessin tehokkuudesta ja on yllättävän kallis kulu. Lue kuinka paljon ostolaskujen manuaalinen käsittely oikein maksaa.

Ja kuten arvata saattaa, liittyy paperi- ja sähköpostilaskujen lähettämiseen paljon suoria ja epäsuoria kustannuksia. Aidosti sähköinen lasku eli verkkolasku varmistaa yrityksen laskutuksessa, että rahat saadaan asiakkaalta nopeammin ja varmemmin. Tutustu myös moderniin laskutusohjelmaan ja miten lähettää sähköinen lasku helposti, vaikka mobiililla.

Mikä on sähköinen ostolasku?

Ostolasku, joka muodostuu yrityksen ostaessa hyödykkeitä toimittajalta, voidaan nykypäivänä toimittaa ja vastaanottaa helposti sähköisessä muodossa. Aidosti sähköiseksi ostolaskuksi lasketaan verkkolaskuna toimitettu lasku, mutta myös sähköpostiin lähetettävä pdf-lasku tai sähköiseen järjestelmään skannattava paperilasku, mielletään usein sähköiseksi ostolaskuksi.

1. Aidosti sähköinen lasku, verkkolasku, välitetään organisaatioiden välisessä laskutuksessa suoraan laskuttajan järjestelmästä vastaanottajan järjestelmään. Laskun tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä, jonka lisäksi niistä muodostetaan paperilaskua vastaava sähköinen kuvatiedosto. Verkkolaskujen vastaanottoon tarvitaan verkkolaskuosoite ja sopimus verkkolaskun välityksestä operaattorin tai pankin kanssa. Ohjelmistotaloilla on usein tarjolla koko paketti verkkolaskutusoperaattoria myöten. Keväällä 2020 voimaantulleen verkkolaskulain mukaan, jokainen asiakas voi vaatia kaikki laskunsa verkkolaskuina. Siksi aidosti sähköinen ostolasku ja myyntilasku ovat jo lainsäädännön puitteissa suositeltavia valintoja.
   
   
2. Sähköpostiin lähetettävä pdf-lasku mielletään usein sähköiseksi laskuksi, vaikka sen tiedot tulee syöttää joko käsin tai muuntaa automaattisesti tekoälyllä varustetun järjestelmän avulla mukaan sähköiseen ostolaskujen kierrätykseen. Lue miten Heeros Ostolaskut automatisoi myös pdf-laskut mukaan digitaaliseen prosessiin.
   
   
3. Toimittajan lähettämä paperilasku voidaan skannata sähköiseen järjestelmään joko yrityksen itsensä tai palveluntarjoajan toimesta. Skannauksessa muodostetaan tarvittava verkkolaskuaineisto, jolloin laskun jatkokäsittely voidaan suorittaa sähköisessä muodossa. Hyvä on kuitenkin muistaa, että ostolaskujen vastaanotto paperittomasti on ekologinen ja ekonominen tapa hoitaa yrityksen maksuliikenne.
   
   

Miten sähköinen ostolaskujen käsittely toimii?

Sähköiseen järjestelmään siirtyminen vaikuttaa niin kirjanpitäjien ja reskontranhoitajien kuin laskujen tarkastajien ja hyväksyjien tapaan työskennellä. Vaikka sähköiseen taloushallintoon siirtyminen pakottaa rikkomaan totuttuja rutiineja, on uusi mutkaton ja vaivaton sähköinen tapa hoitaa laskuja ehdottomasti sen väärti.

Karkeasti sanottuna ostolaskujen käsittelyprosessi alkaa, kun yritys on vastaanottanut laskun ja päättyy eri vaiheiden, kuten tiliöinnin, kierrätyksen, maksamisen ja kirjanpitosiirron jälkeen lopulta tositteen arkistointiin. Ostolaskun saapuessa sähköiseen järjestelmään, siihen on yleensä tallennettu valmiiksi laskun perustiedot. Ostoreskontranhoitajan rooliksi jää laskulla olevien tietojen tarkistus, tiliöinti ja laskun lähetys tarkastuskiertoon. Myös tiliöintitiedot voidaan automatisoida, mikäli samalta toimittajalta tulee laskuja säännöllisesti.

Kun sähköinen ostolasku on lähetetty kiertoon, saa laskun tarkastaja tai hyväksyjä viestin käsiteltävästä laskusta sähköpostiinsa tai puhelimeensa. Itse tarkastus ja hyväksyntä voidaan tehdä missä ja milloin vain, joko selaimella tai mobiililla, jonka jälkeen lasku siirtyy välittömästi maksuun. Tosite on maksun jälkeen valmis lähetettäväksi kirjanpitoon ja sähköiseen arkistoon, josta se on monipuolisten hakutoimintojen avulla helppo löytää tarvittaessa myös jälkikäteen.

Heeroksen sähköinen arkisto säilyttää niin tositteet, asiakirjat kuin tiliotteet kirjanpitolain edellyttämällä tavalla ja muistuttaa myös esimerkiksi sopimusten uusimistarpeista. Tutustu sähköiseen arkistointiin täältä.

Ostolaskujen käsittelyprosessi tehokkaaksi järjestelmäintegraatioilla

Yrityksillä on tyypillisesti käytössä useita eri järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään. Sähköisessä liiketoimintaympäristössä järjestelmäintegraatiot ovat kuitenkin tehokkaan toiminnan edellytys. Sähköinen ostolasku voidaan esimerkiksi kierrättää yhdellä järjestelmällä ja sen maksaminen hoitaa toisella järjestelmällä. Integraation avulla tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen, jolloin vältytään samojen tietojen syöttämiseltä ja käsittelyltä useaan kertaan. Manuaalisen työn vähentyessä, myös virheiden ja kaikenlaisen selvittelyn määrä vähenee.

Valmiiden integraatioiden ja API-rajapintojen mahdollistama reaaliaikainen tiedonsiirto on turvallista, nopeaa ja mielekästä. Toisiinsa integroidut järjestelmät toimivat saumattomasti ja muodostavat yhden kokonaisuuden. Tämä tarkoittaa myös yritysjohdolle ajantasaisempaa tiedon hallintaa ja pitkälle optimoitujen prosessien myötä liiketoiminnan kustannussäästöjä.
Tutustu taloushallinnon integraatioratkaisuihin ja miten helposti voit integroinnilla muodostaa ohjelmistoistasi yhden kokonaisuuden, myös kansainvälistyvien ja kansainvälisten pk-yritysten tarpeisiin.

Miksi valita sähköinen ostolasku?

Taloushallinnon sähköistäminen, valmiit integraatiot, automatisoidut toiminnot ja reaaliaikaisten tietojen hyödyntäminen mahdollistavat jokaiselle yritykselle liiketoiminnan kasvun. Prosesseja automatisoimalla pyritään poistamaan turhat ja päällekkäiset käsittelyvaiheet, jolloin työ tehostuu, säästyy aikaa ja resursseja.

Jo pelkästään ostolaskun vastaanotto ja käsittely sähköisessä muodossa ilman turhia manuaalisia välivaiheita, automaattista tiedonkäsittelyä hyödyntäen, tuo hyötyjä talouden prosesseihin. Työn hoituessa ajasta ja paikasta riippumatta, nettiselainta tai mobiilia hyödyntäen, ostolaskut saadaan ajallaan maksuun. Sähköiseen ostolaskujen kierrätykseen on tarvittaessa helppo lisätä sijainen laskujen käsittelyyn, jolloin maksut hoituvat vaivattomasti myös loma-aikoina.

Automaation avulla työntekijä voi keskittyä rutiinien sijaan mielekkäämpään ja tuottavampaan työhön. Virheiden mahdollisuus pienenee, kun automaatio hoitaa tekoälyn vahvistamana prosessit helposti eteenpäin. Koko taloushallinto järkevästi hoidettuna generoi myös pienemmät kirjanpitokustannukset, jonka lisäksi ajantasainen raportointi ja tiedon hallinta tukevat johtoporrasta tärkeiden liiketoimintapäätösten teossa.

Merkittävimmät edut, kun käytössä on sähköinen ostolasku:

• Helppo käyttö, mielekäs käyttökokemus
• Tasalaatuisuus, vähemmän virheitä
• Työskentelyn tehostuminen
• Resurssien vapautuminen tuottavampiin töihin
• Vähemmän kustannuksia
• Ajantasainen raportointi
• Parempi valvonta ja töiden läpinäkyvyys
• Reaaliaikaisempi talouden seuranta
• Parempaa liiketoiminnan suunnittelua ja päätöksiä
• Nopeampi reagointi liiketoiminnan muutoksiin
• Tietoturvallinen ja luotettava
• Ekologisuus
• Imagon edistäminen
• Maantieteellinen vapaus
• Mahdollisuus toiminnon ulkoistamiseen

Vielä kertaakaan ei ole käynyt niin, että joku olisi halunnut palata takaisin paperilaskuihin ja mappirumbaan. Pilvipalveluna toteutettu taloushallinto on yrityksesi menestystekijä. Tutustu ja hyödynnä edut nyt.