Töölön Laskenta Oy:n toisen polven tilitoimistoyrittäjä Timo Mäkelä vaihtoi Tikonin Heeros Kirjanpitoon ja syyt olivat selvät. Tikon ei enää vastannut tarpeisiin ja varsinkin mahdolliset lähitulevaisuuden lakimuutokset olisivat aiheuttaneet vanhan ohjelmiston kanssa ongelmia.
Kirjanpito-ohjelma – millainen muutos Tikonista Heerokseen vaihtaminen on?
”Kirjanpidon tekemisen logiikka Tikonissa ja Heeroksessa on ihan sama. Molemmissa ohjelmissa esimerkiksi tilikartta on sama ja alv-käytäntö menee tutun nyrkkisäännön mukaan eli aika mukava muutos siinäkin mielessä”, aloittaa Timo.
Ennen kirjanpito-ohjelman vaihtoa, asiaa oli pohdittu ja punnittu paljon ja monelta kantilta. "Näin painajaisia siitä, että mitä jos tilikartta on ihan eri ja jos logiikka on eri. Tämä oli yksi iso asia mikä mietitytti ennen vaihtoa", Timo jatkaa.
Siirtymistä Heeroksen helpotti se, että Töölön Laskenta oli jo aiemmin päässyt tutustumaan Heerokseen ja tästä oli jäänyt muistiin hyviä kokemuksia. "Tietenkin siirtyminen oli helpompaa, koska järjestelmä oli jo tuttu. Yksi juttu oli myös se, että Heeroksella on todella hyvä tuki. Aina on pystynyt soittamaan sinne ja yleensä on viidessä minuutissa saatu apua. Valitettavasti kilpailijalla se ei ainakaan Tikonin osalta ollut näin", Timo kommentoi.
Tehtäessä päätöstä kirjanpito-ohjelman käyttöönotosta tilitoimistolle, on myös asiakkaiden tarpeet isossa roolissa. "Ja sit tietenkin se kaikkein tärkein asia, me halutaan tarjota asiakkaille sitä, mitä ne haluavat. Meidän pitää pystyä tarjoamaan kirjanpitoa paperisena tai sitten ihan täysin sähköisenä, ja sen pitää olla kustannustehokasta. Heeroksen järjestelmä pystyy tarjoamaan nämä kummatkin" , kiteyttää Timo.
Kysyttäessä mikä Heeroksessa viehättää, Timo Mäkelä vastaa avoimesti. "Mä en oo mikään tietojärjestelmänero, mä oon kirjanpitäjä. Työvälineen pitää olla sellanen, millä työ on tehokasta ja se toimii. Esimerkiksi sitä me pelättiin pitkään, että työt vaikeutuu, sillä koimme, että Tikon on tallentamiseen paras väline, jos vaan muistaa ne lokerot. Silloin sitä voi hakata lihasmuistilla, jolloin työt hoituvat nopeasti. Tässä Heeros on kuitenkin melkein yhtä nopea."
Miten vaihtoprosessi sujuu parhaiten?
Hyvän vaihtokokemuksen perusteella Timolla on vinkkejä siihen, miten kannattaa edetä, kun tilitoimistolle ollaan vaihtamassa kirjanpito-ohjelmaa.
"Neuvoisin, että tekee samalla tavalla, kuin tekisi jonkun isomman yrityksen kirjanpidon tilinpäätöstä eli pala kerrallaan. Ottaa sen yhen asian ja tekee sen kerralla kuntoon. Selvittää vaihdon eri palaset ja tekee ne yksitellen. Esimerkiksi kun jollekin tehdään paperikirjanpitoa, siirretään vaikka ensin kaikki paperikirjanpidot kerralla. Niissä asetukset ovat samat kaikille, ihan pienillä variaatioilla ja erityistarpeita lukuunottamatta. Tosi monelle auttaa se, että pääsee tekemään sitä vaihtoa, sillä silloin sulta putoaa se apina olkapäiltä pois, ja tajuaa, että nyt tää on aloitettu" , kannustaa Timo Mäkelä.
Muutosta aristellaan, mutta kannattaako se?
Usein tilitoimistoissa viivytellään ohjelmistovaihdon kanssa ja sen suhteen ollaan arkoja. Muutoksen ajatellaan helposti olevan todellista isompi ja hankalaa, vaikka lopputulos ja siitä saatava hyöty, esimerkiksi automaation myötä, olisi kaikille kannattavampaa.
"Aluksihan muutos on sellanen jäätävä mörkö, mutta sitten, kun sitä pääsee tekemään, niin siinä myös itse oppii ja huomaa, että eihän se järjestelmän vaihto olekaan niin iso juttu. Muutos kannattaa, ja todellakin olisi pitänyt vaihtaa jo aikaisemmin", kuittaa Timo Mäkelä.
