Sähköinen laskutus kansainvälisen yrityksen arjessa

Sähköisen laskutuksen lyhyt historia Suomessa ja maailmalla

Suomessa sähköisen laskutuksen juuret ulottuvat 1990-luvun loppupuolelle, kun ensimmäiset sähköiset laskutusjärjestelmät otettiin käyttöön. Tällöin sähköinen laskutus oli pääasiassa suurten yritysten ja organisaatioiden välistä, ja se perustui räätälöityihin ratkaisuihin. 

2000-luvun alussa sähköisen laskutuksen käyttö alkoi yleistyä laajemmin myös pienempien yritysten keskuudessa. Tämän mahdollisti standardoitujen formaattien, kuten Finvoice, kehittyminen ja käyttöönotto. Finvoice, josta ensimmäinen versio julkaistiin vuonna 2003, on ollut keskeisessä roolissa sähköisen laskutuksen yleistymisessä Suomessa. Se mahdollisti eri järjestelmien välisen sujuvan tiedonsiirron ja teki sähköisen laskutuksen käytöstä helpompaa sekä lähettäjälle että vastaanottajalle. 

Vuonna 2010 Suomessa otettiin merkittävä askel eteenpäin, kun julkisen sektorin organisaatiot velvoitettiin vastaanottamaan ja käsittelemään laskut sähköisessä muodossa. Tämä lainsäädännön muutos kannusti myös yksityistä sektoria siirtymään sähköiseen laskutukseen. 

Viime aikoina sähköinen laskutus on jatkuvasti lisääntynyt, ja se on muuttunut yhä standardoidummaksi ja automatisoidummaksi prosessiksi. Eurooppalainen sähköisen laskutuksen standardi (EN 16931) ja Peppol-verkosto ovat esimerkkejä kehityksestä, joka tukee sähköisen laskutuksen laajempaa käyttöä sekä maiden sisällä että maiden välillä.  (Peppol-verkostosta lisätietoa Valtiokonttorin sivuilla.)

Sähköisen laskutuksen hyödyt 

Hyöty 1: Sähköinen laskutus säästää aikaa ja resursseja 

Sähköisen laskutuksen käyttöönotto on merkittävä askel kohti tehokasta ja virheetöntä taloushallintoa. Sen suurimpia etuja on resurssien säästö, sillä se automatisoi perinteisesti manuaaliset prosessit, kuten laskujen luonti, lähettäminen ja käsittely. Laskutuksen siirtyminen digitaaliseen muotoon on myös ekoteko, sillä se vähentää tarvetta fyysiselle arkistotilalle ja paperin kulutukselle. Lisäksi sähköinen laskutus nopeuttaa myyntilaskutuksen maksuprosesseja, sillä lasku saavuttavaa vastaanottajan lähes välittömästi. 

Hyöty 2: Sähköinen laskutus vähentää virheitä 

Toinen merkittävä etu sähköisessä laskutuksessa on virheiden vähentyminen. Manuaalisten toimien minimointi laskutusprosessissa vähentää inhimillisen virheen mahdollisuutta. Tämä ei ainoastaan paranna laskutuksen laatua vaan myös vähentää tarvetta aikaa vievälle virheiden korjaukselle ja mahdollisille uudelleenlähetyksille, mikä puolestaan lisää asiakastyytyväisyyttä. Virtaviivaistettu ja automatisoitu laskutusprosessi tekee myös eri maiden ja toimialojen laskutusta koskevien säännösten ja vaatimusten noudattamisesta helpompaa. 

Hyöty 3: Parempi hallittavuus ja läpinäkyvyys 

Kolmas tärkeä hyöty liittyy taloushallinnon prosessien parempaan hallittavuuteen ja läpinäkyvyyteen. Sähköiset laskutusjärjestelmät työkaluineen mahdollistavat kattavat raportit ja reaaliaikaisen pääsyn laskutusdatan ja reskontran yksityiskohtiin. Tämä parantaa merkittävästi yrityksen kykyä seurata ja hallita kassavirtoja, tunnistaa mahdollisia ongelmakohtia sekä tehdä valistuneita päätöksiä taloudellisesta tilanteesta. Läpinäkyvyys auttaa myös asiakassuhteita, sillä kukapa ei arvostaisi tarkkaa tietoa laskutuksen tilasta ja mahdollisuutta tarkastella laskujen yksityiskohtia helposti.   

Turvallisuus ja luotettavuus sähköisessä laskutuksessa 

Ajantasainen tietoturva 

Turvallisuus ja luotettavuus ovat keskeisiä tekijöitä kaikessa sähköisessä asiakirjaliikenteessä, erityisesti kun kyse on taloudellisista transaktioista, kuten laskutuksesta. Vahva salausteknologia estää tehokkaasti ulkopuolisten pääsyn tietoihin. Tietoturva ei kuitenkaan rajoitu pelkästään salaukseen, vaan sähköiset laskutusjärjestelmät sisältävät usein myös muita turvatoimia, kuten tunnistautumisprosesseja ja haittaohjelmien torjuntaa. Nämä kaikki yhdessä muodostavat monikerroksisen suojauksen tietojen väärinkäyttöä vastaan. 

Digitaaliset varmenteet 

Digitaaliset varmenteet ovat toinen olennainen osa sähköisen laskutuksen turvallisuutta ja luotettavuutta. Ne mahdollistavat laskujen hyväksymisen sähköisesti, mikä ei ainoastaan nopeuta prosessia verrattuna perinteiseen paperilaskutukseen, vaan myös lisää laskujen oikeellisuutta ja juridista pätevyyttä. Digitaalinen varmenne varmistaa laskun alkuperän ja eheyden, estäen näin laskujen manipuloinnin siirron aikana. Lisäksi varmenteet helpottavat hyväksyttyjen asiakirjojen arkistointia ja hallintaa, parantaen näin organisaatioiden kykyä noudattaa laskutusta ja arkistointia koskevia säädöksiä. 

Sähköisen laskutuksen ohjelmistot ja käyttöönotto 

Integroitavuus 

Sähköisen laskutuksen käyttöönotossa on ensisijaisen tärkeää varmistaa, että organisaatio on varustettu oikeilla teknologioilla ja ohjelmistoilla. Niiden pitää paitsi tukea sähköistä laskutusta, myös olla integroitavissa yrityksen muihin keskeisiin järjestelmiin, kuten toiminnanohjaukseen (ERP) ja asiakkuudenhallintaan (CRM). Integraatio mahdollistaa tiedon sujuvan siirtymisen järjestelmien välillä, parantaa datan tarkkuutta ja nopeuttaa laskutusprosesseja. Se myös mahdollistaa paremman näkyvyyden yrityksen taloudelliseen tilanteeseen ja asiakassuhteisiin.  

Investointi laskutusohjelmistoon, joka on yhteensopiva sekä kansallisten että kansainvälisten sähköisen laskutuksen standardien kanssa ja joka tarjoaa vahvat tietoturvaratkaisut, on olennainen osa toimivaa laskusta kassaan -prosessia. 

Ohjelmistokumppani 

Ohjelmistoa ja ohjelmistokumppania valittaessa on ensiarvoisen tärkeää, että kumppani täyttää yrityksen vaatimukset, kuten yhteensopivuuden standardien kanssa, kyvyn integroitua olemassa oleviin järjestelmiin ja tarjota tarvittava tietoturvan taso.  

Ohjelmistokumppanin valinnassa on syytä kiinnittää huomioita tämän kykyyn tarjota kattavaa koulutusta ja tukea käyttöönoton eri vaiheissa. Koulutuksen on hyvä kattaa uuden järjestelmän kaikki oleelliset toiminnot, mukaan lukien laskujen luonti, käsittely ja arkistointi, sekä uudet tietoturvakäytännöt. 

Sähköisen laskutuksen kehittäminen ja optimointi 

Kaiken kattava automatisointi 

Sähköisen laskutuksen jatkuva kehittäminen ja optimointi ovat avainasemassa yritysten taloushallinnon tehostamisessa ja asiakaskokemuksen parantamisessa. Automatisointi on tässä kehityksessä keskeisellä sijalla, sillä se mahdollistaa laskusta kassaan –prosessin toimimisen nopeammin, tehokkaammin ja vähemmällä vaivalla. Kun laskutusjärjestelmä integroidaan suoraan yrityksen muihin järjestelmiin, tiedonkulku tehostuu ja virhemarginaali pienenee. 

Analytiikan hyödyntäminen 

Analytiikan hyödyntäminen on toinen merkittävä tekijä sähköisen laskutuksen optimoinnissa. Laskutusjärjestelmän keräämän datan analysointi antaa arvokasta tietoa, jota voidaan käyttää liiketoiminnan kehittämiseen. Analytiikka voi paljastaa maksutrendejä, asiakaskäyttäytymistä ja potentiaalisia pullonkauloja, joihin on syytä puuttua.   

Ymmärrys asiakaskohtaisista maksukäyttäytymisistä auttaa myös räätälöimään kommunikointia ja maksuehtoja, mikä voi parantaa maksuvalmiutta ja vähentää luottotappioriskejä. Syvällinen analytiikka mahdollistaa lisäksi resurssien kohdentamisen tehokkaammin esimerkiksi ennakoimalla tulevia kassavirtoja ja tunnistamalla tehokkaimmat laskutus- ja perintästrategiat. 

Keino asiakaskokemuksen parantamiseen 

Sähköisen laskutuksen optimointi ei ole vain sisäisten prosessien tehostamista; se on myös keino parantaa asiakaskokemusta. Tarjoamalla asiakkaille monipuolisia ja joustavia maksuvaihtoehtoja, sekä räätälöimällä laskutusprosessi näiden tarpeiden mukaisesti, yritys voi erottautua kilpailijoista ja rakentaa vahvempia asiakassuhteita.  

Selkeät ja ymmärrettävät sähköiset laskut vähentävät asiakkaan tarvetta kyselyihin ja reklamaatioihin, mikä paitsi parantaa asiakastyytyväisyyttä myös vähentää asiakaspalvelun kuormitusta.  

Onko sähköinen laskutus pakollista? 

Euroopan unionissa on tehty useita aloitteita sähköisen laskutuksen edistämiseksi osana digitaalisen sisämarkkinan kehittämistä. EU:n direktiivi 2014/55/EU vaatii julkisen sektorin organisaatioita vastaanottamaan ja käsittelemään sähköisiä laskuja tietyssä standardiformaatissa. Direktiivin myötä monet EU-maat ovat ottaneet käyttöön kansallisia säännöksiä ja standardeja, jotka määrittelevät verkkolaskutuksen tekniset vaatimukset. Esimerkiksi Italia on ollut etunenässä vaatimalla verkkolaskutusta kaikilta yrityksiltä, jotka käyvät kauppaa maan sisällä. 

Suomessa sähköinen laskutus yritysten välillä ei ole pakollista, vaan sen käyttö perustuu yritysten välisiin sopimuksiin. Kuitenkin esimerkiksi valtionhallinto ja monet kunnat vaativat sähköisiä laskuja toimittajiltaan, mikä on käytännössä pakottanut monet yritykset ottamaan sähköisen laskutuksen käyttöön. 

Vaikka sähköinen laskutus ei vielä ole pakollista yritysten välillä koko Euroopassa tai Suomessa, sen käyttö on lisääntymässä ja monet yritykset ja julkinen sektori edellyttävät sitä. Sähköisen laskutuksen lakeja työstetään tai arvioidaan monessa maassa, mikä voi tarkoittaa merkittäviä muutoksia laskutuskäytäntöihin. Heeroksen Myyntilaskut -ohjelmisto soveltuu erinomaisesti myös kansainväliseen käyttöön, koska sen avulla toimit aina mandaattien mukaisesti. Oheinen kuva näyttää verkkolaskumandaattien voimassaolon Euroopan eri maissa. Mandaatti on virallinen käsky tai velvoite tehdä jotain. Esimerkiksi Saksassa verkkolaskut tulevat pakollisiksi vuoden 2025 alusta.

Mitä sähköinen laskutus maksaa? 

Sähköisen laskutuksen kustannukset voivat vaihdella suuresti riippuen monista tekijöistä, kuten yrityksen koosta, laskujen määrästä ja valitusta laskutusjärjestelmästä. Yleisesti ottaen kustannukset voidaan jakaa seuraaviin kategorioihin: 

1. Käyttöönottokustannukset. Tämä sisältää kertaluonteiset kustannukset, kuten ohjelmiston hankinnan tai räätälöidyn järjestelmän kehittämisen, sekä integrointikustannukset yrityksen nykyisiin järjestelmiin. 

1. Kuukausi- tai vuosimaksut. Monet sähköisen laskutuksen palveluntarjoajat veloittavat kuukausi- tai vuosimaksua, joka voi perustua laskujen määrään, käyttäjien lukumäärään tai tarjottujen palveluiden laajuuteen. 

1. Transaktiokustannukset. Joissakin tapauksissa yritykset maksavat pienen maksun jokaisesta lähetetystä tai vastaanotetusta sähköisestä laskusta. Tämä riippuu palveluntarjoajasta ja sopimuksesta. 

1. Ylläpitokustannukset. Järjestelmän päivitykset, tuki ja mahdolliset korjaukset voivat tuoda lisäkustannuksia. 

Kustannukset voivat vaihdella merkittävästi riippuen käytetystä teknologiasta ja palvelusta. Esimerkiksi avoimen lähdekoodin ratkaisut voivat tarjota kustannustehokkaan vaihtoehdon, mutta ne saattavat vaatia enemmän teknistä osaamista ja ylläpitoa yrityksen sisällä. Täyden palvelun sähköisen laskutuksen ratkaisut voivat olla kalliimpia, mutta tarjoavat laajan valikoiman ominaisuuksia ja tukea. 

Vaikka sähköiseen laskutukseen siirtyminen tuo mukanaan kustannuksia, on tärkeää huomioida myös mahdolliset sähköisen laskutuksen säästöt ja hyödyt. Sähköinen laskutus voi vähentää paperin, postituksen ja käsittelyn kustannuksia, parantaa kassavirran hallintaa ja vähentää virheitä, joita väistämättä syntyy manuaalisessa työssä. Lisäksi sähköinen laskutus voi nopeuttaa maksuprosesseja ja parantaa yhteistyötä asiakkaiden ja toimittajien kanssa. 

Sähköisen laskutuksen tulevaisuus yrityksen arjessa 

Tulevaisuudessa teknologian kehittyessä ja yleistyessä voimme odottaa näkevämme entistä tehokkaampia sähköisen laskutuksen järjestelmiä, jotka tukevat yritysten kasvua ja laajentumista kansainvälisille markkinoille. Tekoälyn ja koneoppimisen soveltaminen voi automatisoida suuren osan laskutusprosessista, vähentää virheitä ja parantaa talouden seurantaa. Lisäksi yhteensopivuus eri järjestelmien ja standardien välillä tulee olemaan keskeistä kansainvälisen kaupan ja hallinnollisen taakan vähentämisessä.