Vähemmän vaivaa, enemmän tuloksia: Data tukee muuttuvaa HR:n roolia

"HR-järjestelmän tulee tukea työtä niin, että vähemmällä vaivalla saavutetaan enemmän." Pienetkin yritykset hyötyvät HR-järjestelmästä, sillä se kokoaa yhteen arvokasta dataa henkilöstön osaamisesta ja tavoitteista. Käymme blogissa läpi tarkemmin läpi miten henkilöstöhallinnon työtä voi tukea, kun vaatimukset työelämää kohtaan kasvavat.

Henkilöstöhallinnon liiketoiminnallinen rooli kasvaa - näin arveli 78 % EY:n ja henkilöstöjohtamisen Pohjoismaisten järjestöjen selvitykseen* 2022 osallistuneista vastaajista. Niin pienissä kuin isoissakin yrityksissä johdon on vastattava uudenlaisiin vaatimuksiin työnantajana, ja olisikin virhe jättää HR johtamisen ja yrityskulttuurin ydinosaajana pois kuviosta. Suuria muutoksia tapahtui ryminällä, ja samalla kun niihin vielä sopeudutaan, HR:n odotetaan kasvavan uuteen rooliinsa.

Muutos kohti itsenäisemmin ja laaja-alaisemmin toimivaa henkilöstöä

Useimmilla työpaikoilla haetaan edelelen tasapainoa etätyöskentelyn ja toimistolla työskentelyn välillä. Henkilöstöhallinnon on täytynyt myös mukautua tukemaan esihenkilöitä ja työntekijöitä itsenäisemmässä arjessa. Siinä kanssakäynti tapahtuu pääasiassa digitaalisesti eri työkalujen avulla. Isoiksi teemoiksi ovatkin nousseet sekä johtaminen ylipäätään että itsensä johtaminen.

Jälkimmäinen ei saisi tarkoittaa sitä, että työntekijä jää täysin yksin oman työnsä kanssa, vaan hän voi ja saa ottaa yhä enemmän vastuuta omista työtavoistaan ja kehittymisestään. Jotta kaikki ei jäisi ainoastaan työntekijän oman pään sisäiseksi pohdiskeluksi, vuoropuhelun tulisi olla jatkuvaa. Myös HR-järjestelmään pitäisi pystyä helposti tallentamaan aiempaa moniulotteisempia keskusteluja. Työtä helpottaa, jos työntekijä pääsee muokkaamaan itse tarvittavia tietojaan.

"Työtä tehdään yhä useammin samanaikaisina projekteina läpi organisaation, eikä työntekijää palkata tiukasti yhteen tehtävään."

Paitsi se, missä työtä tehdään, myös se, miten sitä tehdään, on muuttunut. Työtä tehdään yhä useammin samanaikaisina projekteina läpi organisaation, eikä työntekijää palkata tiukasti yhteen tehtävään. Tämä vaatii myös HR:ltä työkaluja, kykyä koota ja jakaa tieto henkilöstön kompetensseista koko organisaatiolle ja tuoda yhteen palaute, koulutus ja mittarit. Näin yritys voi paremmin vastata työntekijöiden jatkuvasti kehittyvään osaamiseen, ja myös pitää heidät yrityksessä. Vaihtelua haetaan nykyään aiempaa enemmän, mutta työntekijälle annetut mahdollisuudet kehittyä ja rakentaa omaa urapolkuaan kannattavat aina.

HR-järjestelmästä saatava data tukee henkilöstöhallinnon kasvavaa roolia

Ennen kuin dataa on saatavilla, jää helposti huomaamatta miten paljon piilossa on HR:lle ja koko organisaatiolle arvokasta tietoa. Etänä ja digitaalisesti työskennellessä on yhä tärkeämpää, että tavoitteet ja toimenpiteet määritellään henkilöstön kanssa yhteistyössä ja HR pystyy kokoamaan tietoa näkyväksi. Yksi järjestelmä, ”yksi totuuden lähde”, varmistaa, että data pysyy laadukkaana ja pikkuhiljaa ennustavan analytiikan tekeminen alkaa olla tiimeille ja organisaatiolle mahdollista. Pyrkimyksenä on tunnistaa työyhteisön trendejä, ei ainoastaan katsoa menneeseen.

Toimiva alusta ja helposti saatava ajantasainen yleiskäsitys organisaatiosta helpottaa HR:n, johdon ja muiden sidosryhmien välillä käytävää keskustelua ja tukee strategista päätöksentekoa. Yritys pystyy tällöin myös reagoimaan esiin nouseviin trendeihin joustavammin, sopeutumaan muuttuviin tilanteisiin sekä parantamaan HR-budjetin tarkkuutta ja kohdistamista.

"HR-järjestelmän tulee tukea työtä niin, että vähemmällä vaivalla saavutetaan enemmän."

Uusien teknologioiden myötä ollaan siirtymässä pois jättimäisistä kokonaisuuksista kohti ketterämpiä ja älykkäämpiä järjestelmäverkostoja, joista yritys voi hyödyntää tarvitsemansa. Sen myötä yhä pienemmät organisaatiot voivat ottaa HR-järjestelmiä käyttöönsä ja hyötyä analytiikasta. 

Datan ja teknologian lisäksi tarvitaan muutosjohtamista

Vain 23 prosenttia EY:n ja henkilöstöjohtamisen Pohjoismaisten järjestöjen selvitykseen vastanneista suomalaisista oli selkeästi sitä mieltä, että käytössä on tarpeeksi resursseja vastaamaan HR:ään kohdistuviin odotuksiin. Riittävän resursoinnin lisäksi olisi tärkeää vapauttaa aikaa pinnalla olevien aiheiden kehitystyöhön manuaalisten rutiinien hoitamisen sijaan. Vaikkakin EY:n henkilöstö- ja muutospalveluiden johtajan, partneri Eva Tuomisen mukaan HR-teknologioiden omaksuminen ei ole ollut oikotie onneen – lisäksi tarvittaisiin myös panostusta muutosjohtamiseen ja organisaation kehittämiseen.

HR-datakaan ei ole yksinään hyödyllistä, vaan vasta kun sitä tulkitaan ja se jalostetaan johtopäätöksiksi ja toimenpiteiksi. Me Heeroksella uskomme siihen, että HR-järjestelmän tulee tukea työtä niin, että vähemmällä vaivalla saavutetaan enemmän. Helppokäyttöinen ja selkeä järjestelmä on alku. Kun myös sidosryhmät ymmärtävät paremmin mitä organisaatiossa tapahtuu, on selkeämpää mihin resurssit pitäisi ohjata.

Lue myös: HR-järjestelmä osana palkkahallintoa

Rainer Wallenius
Product Director, HCM, Heeros

*EY:n ja henkilöstöjohtamisen Pohjoismaisten järjestöjen selvitys