”Olen erityisen ylpeä siitä, miten laajasti pystymme tarjoamaan erilaisia työympäristöjä. Ja siitä, kuinka moni asiakkaistamme löytää meiltä jatkopolun eteenpäin”, Kouvolan Aikuiskoulutussäätiön asiamies Anneli Savolainen sanoo.
Ensimmäinen palkanmaksu kaksi viikkoa käyttöönoton jälkeen
Vuoden 2019 vaihteessa Kouvolan Aikuiskoulutussäätiö siirtyi Heeros-ohjelmistoon tilanteessa, jossa vanhat järjestelmät olivat jäämässä pois käytöstä.
Käyttöönotto ajoitettiin vuodenvaihteeseen: vanha vuosi ajettiin vanhalla ohjelmistolla ja uusi aloitettiin Heeroksessa. Erityisen tiukka tilanne tuli palkanlaskennan kohdalla. ”Ensimmäinen palkanmaksu oli jo tammikuun puolivälissä. Meillä oli pari viikkoa aikaa saada se kuntoon, ja siinä tehtiin kyllä tiiviisti töitä”, muistelee Savolainen.
Heerokselta ostettu käyttöönoton tuki osoittautui ratkaisevaksi. Tiettyjä asioita, kuten tilikarttoja ja kustannuspaikkoja, pystyttiin siirtämään suoraan koneellisesti. Tämä säästi hurjasti aikaa ja vaivaa. Vertailutietojen viimeistely pystyttiin tekemään rauhassa kevään mittaan.
Yksi tärkeimmistä valintakriteereistä oli mahdollisuus syvään kustannuspaikkaseurantaan. ”Meillä oli pahimmillaan tai parhaimmillaan yli 160 kustannuspaikkaa. Tarvittiin ohjelmisto, joka taipuu siihen ja Heeros taipui”, kertoo Savolainen.
Arki helpottui ja taloushallinnon voi hoitaa vaikka mökiltä käsin
Säätiön toiminta on monipuolista, ja Savolaisen työpäivät vaihtelevat laidasta laitaan. ”Voi olla, että aamulla en tiedä missä olen iltapäivällä. On myös tärkeää, että pystyn hoitamaan asiat mistä vain ja milloin vain. Vaikka mökiltä käsin. Pilvipalvelu mahdollistaa sen", Savolainen toteaa.
Töiden vaihtelevuudesta huolimatta Savolaisen aamut alkavat Heeroksen parissa. Hän on rytmittänyt työn niin, että asiat pysyvät aina ajan tasalla. Tämä helpottaa tilinpäätöstä ja mahdollistaa sen, että vapaa-ajalle voi aina lähteä ilman huolta.
Erityisen tyytyväinen Savolainen on ostolaskujen kierrätykseen.
Yhteistyö säätiön hallituksen puheenjohtajan kanssa toimii hyvin Heeros-ympäristössä. Sanoipa uusi puheenjohtaja suoraan, että järjestelmä on tosi näppärä. Hän kun näkee ostolaskut ja pysyy hyvin kärryillä, vaikka ei ole paikan päällä.
Tilintarkastajille on annettu online-katseluoikeudet, ja se on nopeuttanut prosesseja merkittävästi. Viimeksi tilinpäätös oli valmis jo helmikuun alussa. Tilintarkastus etenee vuoden mittaan kuukausitasolla, ja se näkyy sujuvuutena loppuvuodesta.
Palautetta kuunnellaan ja ohjelmisto kehittyy käyttäjien mukana
Savolainen on tehnyt aktiivisesti kehitysehdotuksia ja kokenut, että niitä myös kuunnellaan. Tulevaisuudelta hän toivoo vielä lisää yhtenäisyyttä ohjelmiston pohjatietoihin.
”On hienoa, ettei ohjelmisto jää paikoilleen, vaan sitä parannetaan”, Savolainen kehuu.
Pitkän linjan talous- ja hallintoihmisenä Savolainen tietää, miten tärkeää on, että työkalut toimivat. Heeroksen hän kokee tukevan säätiön työtä pysytellen luotettavana taustatukena.
TIETOA ASIAKAASTA
Kouvolan Aikuiskoulutussäätiö tarjoaa kuntouttavaa työtoimintaa, työkokeilupaikkoja ja valmennuksia henkilöille, jotka tarvitsevat tukea työllistymiseensä tai opiskelunsa edistämiseen. Asiakkaina on usein pitkäaikaistyöttömiä ja henkilötä, joilla voi olla taustalla esimerkiksi päihde- tai mielenterveyshaasteita.
Työpajoilla tehdään töitä monipuolisesti useilla alueilla kuten autopesulassa, kahvilassa, tekstiilituotannossa, ICT-pajassa ja kiinteistöhuollon parissa.
Yleishyödyllinen säätiö jakaa myös apurahoja ammatillisen toisen asteen opiskelijoille sekä oppilaitoksille oppimisympäristöjen kehittämiseen.