Modernia taloushallinnon ohjelmistoa etsittäessä, voi talousjohtajalla olla haasteena löytää yritykselle sellainen kumppani, jonka tuotteet täyttäisivät tämän päivän ohjelmistotarpeet ja joka tukisi myös tulevaisuudessa yrityksen liiketoimintaa alati kiristyvässä kilpailussa. Totuushan on, että digitalisoituminen, globalisoituminen sekä automatiikan ja robotiikan hyödyntäminen kuuluu kaikille toimialoille, mutta miten poimia valtavan ohjelmistotarjonnan joukosta juuri se oikea taloushallinnon kumppani.
Kun lähdetään miettimään taloushallinnon ohjelmiston tai määrätyn ohjelmiston moduulin hankkimista, on hyvä kartoittaa yrityksen nykyiset sekä tulevaisuuden tarpeet. Kartoitusprosessiin kannattaa ottaa mukaan ne työntekijät, jotka ko. ohjelmia tulevat käyttämään, sillä usein aiempi kokemus eri ohjelmista antaa hyvän kokonaiskuvan siitä mitä yrityksessä nyt ja tulevaisuudessa tarvitaan. Ja kun käyttäjä pääsee vaikuttamaan lopputulokseen, vähentää se myös mahdollista muutosvastarintaa.
Kartoituksen tekemiseen voi hyödyntää myös erilaisia konsultteja tai pyytää esim. ohjelmistotoimittajalta referenssejä tai jopa referenssitapaamisia ennen ostopäätöksen tekemistä. Ainahan ei tarvitse myöskään vaihtaa kaikkea kerralla, vaan integraation avulla liittää eri ohjelmistotoimittajien sovelluksia yhdeksi kokonaisuudeksi. Yrityksen kasvun tai sidosryhmän lisääntyvien tarpeiden vuoksi, on yrityksellä edessä toiminnan laajeneminen. Tämäkin asettaa vaatimuksia ohjelmistolle: voidaanko ohjelmiston käyttöä helposti ja järkevästi kasvattaa ja lisätä tuotteita tai palveluita sitä mukaa kun tarve kasvaa.
Joustavan ja modernin ohjelmiston hankinta ei yksin riitä, sillä sen myötä työn rytmi muuttuu, jolloin myös toiminnan pitää muuttua. On siis hyvä samalla ravistella omia rutiineja ja pohtia uusia tapoja toimia. Ovatko yrityksen nykyiset toimintatavat tehottomia tai osa jopa täysin turhia. Voitaisiinko joitakin asioita tehdä eri tavalla tai automatisoida, jolloin tieto olisi helpommin saatavissa ja työntekemiseen käytetty aika lyhenisi. Päivittäisrutiinien hoituessa ilman turhia klikkailuja helposti ja selkeästi, vaikkapa mobiililaitteilla, on yrityksen toiminta kustannustehokasta ja paukut voidaan laittaa vaikka asiakaspalveluun.
Hintavertailu on vaikea juttu, vaikkakin niin merkittävä tekijä kaikissa hankinnoissa. Ohjelmistotoimittajien tarjousten vertailu on haasteellista, sillä tarjouksesta on joskus vaikea hahmottaa mitä tarjouksen loppusumma pitää sisällään. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että olet saamassa yrityksen tarpeisiin sopivat palvelut, jolloin vältytään ikäviltä yllätyksiltä ja turhilta kustannuksilta.
Tarjousten sisällöissä kannattaa kiinnittää huomiota mitä kokonaishinta SaaS-palveluissa tarkoittaa. Sisältyykö ohjelmiston hankintakustannus koulutuksineen ja integraatioineen loppusummaan. Onko ohjelmistossa kiinteä kuukausimaksu vai tapahtumiin ja moduulien käyttöön perustuva maksu. Hyvässä tarjouksessa on selkeästi nähtävillä mitä moduuleja ja toimintoja tarjotaan sekä millaisista käyttäjä- ja tapahtumamääristä puhutaan.
Yksi suurin ohjelmistojen hankkimisen tyytyväisyyteen vaikuttava tekijä on toimiva tukipalvelu. Kannattaa siis selvittää millaisia kanavia yhteydenpitoon ja avun saamiseen on käytettävissä, kuinka nopeasti tukea on saatavissa ja saako sitä omalla äidinkielellä. Ja tietysti isona asiana joudutaanko tuesta maksamaan erikseen.
Uuden ohjelmiston käyttöönottoon pitäisi aina sisällyttää koulutus. On todettu, että koulutukseen käytetty hinta tuottaa työn tehokkuuden lisäksi parhaimmillaan itsensä moninkertaisesti takaisin. Tarjouksen yhteydessä on hyvä selvittää, miten koulutukset toteutetaan. Pidetäänkö koulutukset aina asiakkaan tiloissa vai voiko osaan koulutuksista osallistua webinaarien ja etäkoulutuksien myötä. Tärkeää on, että käyttöönottokoulutukset voidaan pilkkoa pienempiin kokonaisuuksiin, jolloin ohjelmistokäyttäjän vastaanottokyky ei herpaannu ja uusien asioiden omaksuminen on helpompaa. Kun käyttäjä kokee alusta asti onnistumisia, on uuden ohjelman käyttö mielekästä.
Tapio Kakko
Customer Success Manager
Heeros Oyj
22.4.2022 Heeros Oyj: Liikevaihdon kasvu voimistui Taimer-kaupan myötä
20.4.2022 PEPPOL auttaa yritystäsi verkkolaskuttamaan kansainvälisesti
19.4.2022 Heeros mukana Chief of Finance -tapahtumassa 2022
22.3.2022 Tilitoimiston markkinointi – kuinka suunnitella ja toteuttaa markkinointia tilitoimistossa
22.2.2022 Taloushallinto - miten valita paras ohjelmisto tilitoimistolle?
16.2.2022 Heeros vauhdittaa kansainvälistä kasvua
7.2.2022 AI-tiliöinti täydentää Heeros Ostolaskut -ratkaisua
3.2.2022 Heeros Oyj:n vuoden 2021 tilinpäätös ja toimintakertomus on julkaistu
3.2.2022 Heeros Oyj:n tilinpäätöstiedote 1.1.–31.12.2021
31.1.2022 Roadmap 03/2022 - Kohti toimialan parasta käyttökokemusta
27.1.2022 Heeros Oyj järjestää tulosinfon sijoittajille
23.1.2022 Ulkoistaa vai sisäistää palkkahallinto – Miksei molempia?
15.12.2021 Nähdään Tili- ja Veropäivillä tammikuussa 2022
15.12.2021 Heeros & Taimer kokonaisratkaisulla yrityksen projektit, resurssit, talous ja kirjanpito haltuun
14.12.2021 Yhdessä tekeminen on tärkeä voimavara jatkuvaan kehittymiseen
13.12.2021 Tunnistatko heeroslaisen dataohjatun asiakaspalvelun ytimestä?