Mitä asioita on hyvä huomioida taloushallinnon kumppanin valinnassa?

Modernia taloushallinnon ohjelmistoa etsittäessä, voi talousjohtajalla olla haasteena löytää yritykselle sellainen kumppani, jonka tuotteet täyttäisivät tämän päivän ohjelmistotarpeet ja joka tukisi myös tulevaisuudessa yrityksen liiketoimintaa alati kiristyvässä kilpailussa. Totuushan on, että digitalisoituminen, globalisoituminen sekä automatiikan ja robotiikan hyödyntäminen kuuluu kaikille toimialoille, mutta miten poimia valtavan ohjelmistotarjonnan joukosta juuri se oikea taloushallinnon kumppani.

Kartoita yrityksen tarpeet

Kun lähdetään miettimään taloushallinnon ohjelmiston tai määrätyn ohjelmiston moduulin hankkimista, on hyvä kartoittaa yrityksen nykyiset sekä tulevaisuuden tarpeet. Kartoitusprosessiin kannattaa ottaa mukaan ne työntekijät, jotka ko. ohjelmia tulevat käyttämään, sillä usein aiempi kokemus eri ohjelmista antaa hyvän kokonaiskuvan siitä mitä yrityksessä nyt ja tulevaisuudessa tarvitaan. Ja kun käyttäjä pääsee vaikuttamaan lopputulokseen, vähentää se myös mahdollista muutosvastarintaa.

Kartoituksen tekemiseen voi hyödyntää myös erilaisia konsultteja tai pyytää esim. ohjelmistotoimittajalta referenssejä tai jopa referenssitapaamisia ennen ostopäätöksen tekemistä. Ainahan ei tarvitse myöskään vaihtaa kaikkea kerralla, vaan integraation avulla liittää eri ohjelmistotoimittajien sovelluksia yhdeksi kokonaisuudeksi. Yrityksen kasvun tai sidosryhmän lisääntyvien tarpeiden vuoksi, on yrityksellä edessä toiminnan laajeneminen. Tämäkin asettaa vaatimuksia ohjelmistolle: voidaanko ohjelmiston käyttöä helposti ja järkevästi kasvattaa ja lisätä tuotteita tai palveluita sitä mukaa kun tarve kasvaa.

Päivittäisrutiinit tarkasteluun

Joustavan ja modernin ohjelmiston hankinta ei yksin riitä, sillä sen myötä työn rytmi muuttuu, jolloin myös toiminnan pitää muuttua. On siis hyvä samalla ravistella omia rutiineja ja pohtia uusia tapoja toimia. Ovatko yrityksen nykyiset toimintatavat tehottomia tai osa jopa täysin turhia. Voitaisiinko joitakin asioita tehdä eri tavalla tai automatisoida, jolloin tieto olisi helpommin saatavissa ja työntekemiseen käytetty aika lyhenisi. Päivittäisrutiinien hoituessa ilman turhia klikkailuja helposti ja selkeästi, vaikkapa mobiililaitteilla, on yrityksen toiminta kustannustehokasta ja paukut voidaan laittaa vaikka asiakaspalveluun.

Hinta on merkittävä tekijä hankinnoissa

Hintavertailu on vaikea juttu, vaikkakin niin merkittävä tekijä kaikissa hankinnoissa. Ohjelmistotoimittajien tarjousten vertailu on haasteellista, sillä tarjouksesta on joskus vaikea hahmottaa mitä tarjouksen loppusumma pitää sisällään. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että olet saamassa yrityksen tarpeisiin sopivat palvelut, jolloin vältytään ikäviltä yllätyksiltä ja turhilta kustannuksilta.

Tarjousten sisällöissä kannattaa kiinnittää huomiota mitä kokonaishinta SaaS-palveluissa tarkoittaa. Sisältyykö ohjelmiston hankintakustannus koulutuksineen ja integraatioineen loppusummaan. Onko ohjelmistossa kiinteä kuukausimaksu vai tapahtumiin ja moduulien käyttöön perustuva maksu. Hyvässä tarjouksessa on selkeästi nähtävillä mitä moduuleja ja toimintoja tarjotaan sekä millaisista käyttäjä- ja tapahtumamääristä puhutaan.

Tuki ja koulutus vaikuttavat käytön tyytyväisyyteen

Yksi suurin ohjelmistojen hankkimisen tyytyväisyyteen vaikuttava tekijä on toimiva tukipalvelu. Kannattaa siis selvittää millaisia kanavia yhteydenpitoon ja avun saamiseen on käytettävissä, kuinka nopeasti tukea on saatavissa ja saako sitä omalla äidinkielellä. Ja tietysti isona asiana joudutaanko tuesta maksamaan erikseen.

Uuden ohjelmiston käyttöönottoon pitäisi aina sisällyttää koulutus. On todettu, että koulutukseen käytetty hinta tuottaa työn tehokkuuden lisäksi parhaimmillaan itsensä moninkertaisesti takaisin. Tarjouksen yhteydessä on hyvä selvittää, miten koulutukset toteutetaan. Pidetäänkö koulutukset aina asiakkaan tiloissa vai voiko osaan koulutuksista osallistua webinaarien ja etäkoulutuksien myötä. Tärkeää on, että käyttöönottokoulutukset voidaan pilkkoa pienempiin kokonaisuuksiin, jolloin ohjelmistokäyttäjän vastaanottokyky ei herpaannu ja uusien asioiden omaksuminen on helpompaa. Kun käyttäjä kokee alusta asti onnistumisia, on uuden ohjelman käyttö mielekästä.