Ostolaskuprosessi ja ostoreskontra — mikä, miten ja miksi?

Mitä on ostolaskuprosessi ja ostoreskontra?

Ostolaskuprosessi on prosessi, jossa hallinnoidaan yritykseen saapuvia ostolaskuja koko niiden elinkaaren ajan laskun saapumisesta sen arkistointiin saakka. Prosessin tarkoitus on pitää huolta siitä, että yrityksessä tarkistetaan ja maksetaan laskut oikein ja oikea-aikaisesti sekä huolehditaan tositteiden arkistoinnista myöhempää käyttöä ja raportointia varten. Ostoreskontralla viitataan yleensä ostolaskuprosessin vaiheeseen, jossa laskujen maksamista seurataan kokonaisuutena - ja laskut lopulta maksetaan. 

Ostolaskuprosessi kattaa kaiken ostolaskuihin liittyvän laskujen saapumisesta, niiden tarkistamisesta, tiliöimisestä, hyväksymisestä maksamiseen ostoreskontrasta ja arkistointiin saakka. Prosessin hyvällä hallinnoinnilla vältetään turhat viivästyskorot sekä säilytetään hyvät suhteet tavarantoimittajiin ja muihin laskuttaviin kumppaneihin.

Miten ostolaskuprosessi ja ostoreskontra toimii?

Ostolaskuprosessissa on lukuisia vaiheita. Se alkaa laskujen vastaanottamisesta, jatkuu niiden tarkistukseen, tiliöintiin, hyväksyntään, ostoreskontrassa seuraamiseen ja maksamiseen, kirjanpidon vienteihin ja lopulta tositteiden arkistointiin. Yksinkertaisimmillaan prosessi toimii seuraavien vaiheiden kautta:

1. Ostolaskujen vastaanotto: Yritykset suosivat tänä päivänä sähköisiä laskuja. Silti yrityksiin tulee edelleen laskuja verkkolaskujen lisäksi sähköpostilla ja paperisena kirjepostina. Paperisten laskujen käyttö on laskenut voimakkaasti viimeisten vuosien aikana yritysten siirtyessä yhä enemmän sähköisten järjestelmien käyttöön. Sähköisten laskujen käyttö tehostaa laskujen käsittelyä ja nopeuttaa koko ostolaskuprosessia ja ostoreskontran hoitoa verrattuna paperisten laskujen käsittelyyn.
2. Ostolaskujen tarkastus ja tiliöinti: Yleensä laskujen vastaanoton jälkeen laskut tarkastetaan ja myös alustavasti tiliöidään eli kirjataan alustaville tileille ja kustannuspaikoille yrityksen käytännön mukaisesti. 
3. Ostolaskujen kierrätys ja hyväksyntä: Tässä vaiheessa ostolaskut kierrätetään organisaation sisäisen käytännön mukaisesti esimerkiksi tuotteen tai palvelun tilaajalle ja lopulliseen hyväksyntään. Tässä prosessissa varmistetaan myös se, että laskut ovat varmasti sovitun kaltaisia sisältäen esimerkiksi oikeat hinnat ja määrät. Usein tarkistaja katsoo myös, että laskut on tiliöity oikein.  Eri yrityksissä on käytössä erilaisia käytäntöjä hyväksymisen suhteen. Joissakin yrityksissä tämä prosessi edellyttää hyväksyntää lukuisilta eri henkilöiltä, kuten ostajalta, budjettivastuulliselta tai esihenkilöltä. Laskujen kierrätys auttaa tunnistamaan myös mahdolliset huijauslaskut.
4. Ostoreskontra (sis. ostolaskujen maksamisen): Kun laskut on saatu tarkistettua, ne hyväksytään maksuun, mikäli tarkistuksessa ei ilmennyt mitään puutteita. Sähköisessa ostoreskontrassa laskut voidaan siirtää automaattisesti maksuun tai maksulle voidaan vaatia erillinen hyväksyntä. Laskuja maksettaessa tavoite on kassan salliessa yleensä maksaa ne ajallaan ja näin välttää viivästyskorot. 
5. Siirto kirjanpitoon Laskujen maksamisen jälkeen laskut siirretään viimeistään kirjanpitoon. Kun laskujen tiliöintiin on hyödynnetty automaatiota jo ostolaskuprosessissa, jää kirjanpitäjälle huomattavasti vähemmän manuaalisia työvaiheita.
6. Siirto arkistoon: Viimeisenä vaiheena tositteet arkistoidaan. Arkistoinnilla varmistetaan, että kaikki ostolaskut säilyvät lain vaatimalla tavalla ja ovat helposti saatavilla tarvittaessa. Tämä on tärkeää paitsi yrityksen sisäiselle kirjanpidolle ja taloushallinnolle, myös ulkoisille tarkastuksille ja viranomaisvaatimusten täyttämiseksi. 

Yllä mainitut vaiheet ovat kaikki keskeisiä koko prosessin tehokkuuden ja sujuvuuden varmistamisessa. Ostolaskuautomaatio mahdollistaa yrityksen tehokkaan laskujen käsittelyn, arkistoinnin ja raportoinnin. Lisäksi hyvä ostolaskuohjelmisto voidaan integroida muihin järjestelmiin, jolloin dataa voidaan yhdistää, analysoida ja hyödyntää kokonaisvaltaisesti päätöksenteon tukena. 

Ostolaskuautomaatio

Ostolaskuprosessi on mahdollista automatisoida hyödyntämällä erilaisia teknologisia ratkaisuja. Automatisoidussa prosessissa käytetään erilaisia teknologioita ostolaskujen hallinnointiin sekä käsittelyyn. Tiettyjen ohjelmistojen ja digitaalisten työkalujen käyttäminen mahdollistaa laskujen vastaanottamisen, tarkistamisen, tiliöinnin, hyväksymisen, kirjaamisen ja maksamisen sekä tositteiden arkistoinnin pitkälle automatisoidusti.

Myös tekoälyä voidaan tänä päivänä hyödyntää yhä tehokkaammin ostolaskuprosessissa. Heeroksen Ostolaskut -ohjelmistossa sitä hyödynnetään ostolaskujen käsittelyssä. Ostolaskujen käsittelyssä tekoäly toimii avustavana työkaluna, jolla voidaan helpottaa ja nopeuttaa prosesseja. Tulevaisuudessa tekoäly tulee todennäköisesti muuttamaan ostolaskujen prosessointia ja muokkaamaan käytettäviä prosesseja, mutta miten - se jää nähtäväksi.

Ostolaskuautomaation hyödyt

Ostolaskuprosessin automatisointi tuo mukanaan useita erilaisia etuja organisaatiolle:

1. Tehokkuuden parantuminen: Automatisoitu prosessi vähentää manuaalisen työn tarvetta ja tekee laskujen käsittelystä nopeampaa. Myös virheet vähenevät.
2. Enemmän kustannussäästöjä: Työvoimakustannukset vähenevät, kun manuaalisen työn tarve pienenee. Automatisointi vähentää myös viiveitä laskujen maksussa sekä mahdollisia virheitä, jolloin näistäkään ei muodostu ylimääräisiä kuluja.
3. Tarkempi prosessi: Inhimillisten virheiden vähentyessä automaation myötä myös laskutietojen tarkkuus ja laskujen oikeellisuus parantuvat. Myös huijausyritykset saadaan tehokkaammin kiinni automaation avulla.
4. Toimittajasuhteiden tehokas ylläpito: Yrityksen suhteet toimittajiin ja muihin yhteistyökumppaneihin pysyy hyvänä, kun laskut maksetaan aina oikea-aikaisesti ja kommunikointi hoituu tehokkaasti.
5. Ajantasainen näkyvyys ja parempi kontrolli liiketoimintaan: Kun laskut käsitellään tehokkaasti digitaalisessa muodossa, syntyy näkyvyys ja kontrolli liiketoiminnan kuluihin lähes reaali-aikaisesti.

Ostolaskut kirjanpidossa

Ostolaskujen hoitaminen on keskeinen osa minkä tahansa organisaation taloushallintoa ja kirjanpitoa. Ostoreskontran hoidolla on suora vaikutus yrityksen taloustilanteeseen ja kassavirtaan.

Yrityksen tehdessä hankintoja, kuten tavara- tai palvelutilauksia, tavarantoimittajat lähettävät tuotteistaan tai palveluistaan laskuja. Ostolaskuja ei yleensä voida hyväksyä maksuun ennen kuin ne on tarkistettu ja niiden oikeellisuus on varmistettu. Ostolaskua tarkistettaessa tulee läpikäydä esimerkiksi laskun summa, sen maksuehdot, hankittujen tuotteiden tai palveluiden määrä sekä mahdollisesti sovitut alennukset tai lisämaksut.

Kun lasku on hyväksytty, se kirjataan kirjanpitoon. Hyväksytyt, mutta maksamattomat ostolaskut kirjataan taseeseen velkoina, jotta ne tulevat näkyviin yrityksen taloudellisessa tilanteessa. Jotta lasku voidaan kohdentaa oikein, kirjataan myös tarvittavat kustannuspaikat, tilit sekä mahdolliset muut tiedot.

Ostolaskut siirtyvät maksuvaiheeseen sen jälkeen, kun ne on hyväksytty ja kirjattu. Maksamalla laskut oikeaan aikaan sekä sovittujen maksuehtojen mukaisesti yritys varmistaa viivästyskorkojen välttämisen ja hyvän maksuhistorian säilyttämisen. Maksut on mahdollista suorittaa joko manuaalisesti tai automatisoidusti.

Viimeisenä vaiheena laskut arkistoidaan, jotta ne ovat saatavilla raportointia ja myöhempää tarkastelua varten.

Ostolaskujen seuranta parantaa kirjanpidon tarkkuutta

Ostolaskuja seurataan myös käsittelyn jälkeen. Ostoreskontra kattaa maksamattomien laskujen tarkan seurannan sekä sen varmistamisen, että kaikki laskut on varmasti kohdennettu kirjanpidossa oikein. Organisaatiossa on tarpeen mukaan mahdollista luoda raportteja esimerkiksi ostolaskujen määrästä, niiden arvosta sekä maksuajoista ja muista merkityksellisistä kokonaisuuksista. Ostoreskontra on merkityksellinen yrityksen taloustilanteen raportoinnissa ja seurannassa sekä päätöksenteossa.

On tärkeää varmistaa, että ostolaskuprosessi toimii sujuvasti, sillä sen avulla voidaan identifioida mahdollisuuksia kustannussäästöihin sekä tehostaa yrityksen rahavirran hallintaa. Tehokkaan ostolaskujen käsittelyn ja ostoreskontran hoidon avulla yritys varmistaa, että se hallitsee liiketoimintansa kulut ja maksut asianmukaisesti ja varmistaa kirjanpidon oikeellisuuden ja tarkkuuden.

Millainen on hyvä ohjelmisto ostolaskuprosessin ja ostoreskontran hoitoon?

Hyvä  ostolaskuohjelmisto tehostaa koko ostolaskutusprosessia ja ostoreskontran hoitoa. Ostolaskujen käsittelystä tulee sopivan ohjelmiston avulla tehokkaampaa sekä luotettavampaa.

Hyvän ostolaskuohjelmiston tulisi sisältää ainakin seuraavat ominaisuudet.

Laskujen vastaanotto sähköisesti

Hyvässä ohjelmistossa laskut voi ottaa vastaan sähköisesti. Tämä tekee niiden käsittelystä ja arkistoinnista entistä helpompaa ja tehokkaampaa. Manuaalinen työ vähenee ja laskut on mahdollista käsitellä entistä nopeammin, kun prosessi on sähköinen.

Automaattinen tietojen keruu

Tehokas ja nykyaikainen ohjelmisto osaa automaattisesti tunnistaa ja kerätä laskutiedot. Nämä pitävät sisällään esimerkiksi laskusumman, eräpäivän sekä palvelutarjoajan tiedot. Virheiden mahdollisuus pienenee ja käsittelyprosessi nopeutuu, kun toiminnot suoritetaan entistä automatisoidummin.

Sähköinen hyväksyntä

Ostolaskuohjelmiston tulisi tarjota mahdollisuus automatisoida ostolaskujen hyväksymisprosessi tai sen osia. Tämä auttaa poistamaan pullonkauloja hyväksymisketjussa sekä nopeuttaa päätöksentekoa.

Integrointi muihin taloushallinnon järjestelmiin

On tärkeää, että käytetty järjestelmä integroituu saumattomasti organisaation käyttämiin muihin järjestelmiin, kuten kirjanpitoon. Näin tiedot ovat saatavilla oikeille henkilöille, oikeaan aikaan.

Laskujen kirjaus sekä tiliöinti

Hyvä ohjelmisto tarjoaa mahdollisuuden kirjata hyväksytyt ostolaskut automaattisesti organisaation käyttämään kirjanpito-ohjelmaan. Laadukas järjestelmä helpottaa laskujen kohdentamista oikein eri tileille ja kustannuspaikoille. Tiliöintiprosessia on mahdollista tehostaa entisestään sääntöpohjaisilla automaatioilla sekä tekoälyä hyödyntämällä.

Maksujen hallinnointi

Maksuprosessin tehokas hallinnointi on ensiarvoisen tärkeää ja hyvä ohjelmisto varmistaakin sen, että tämä onnistuu. Laadukkaan ohjelmiston avulla maksujen aikataulutus ja seuranta hoituvat hyvin ja laskujen oikea-aikainen ja oikein maksaminen varmistetaan.

Raportointi ja analytiikka

Hyvä ostolaskuohjelmisto sisältää tai mahdollistaa riittävän raportoinnin. Näiden avulla on mahdollista muodostaa parempi kuva yrityksen taloustilanteesta sekä seurata laskujen käsittelytehokkuutta ja tarkkuutta.

Tietoturva

Tietoturva-asioiden tulee olla kunnossa, jotta pystytään varmistamaan se, että arkaluontoiset tiedot, kuten toimittajien tiedot sekä rahaliikenne pysyvät turvassa ja suojattuna mahdollisilta väärinkäytöksiltä ja tietomurroilta. Tietoturvaseikat on huomioitu huolellisesti esimerkiksi Heeros Ostolaskut -ohjelmassa.

Ostolaskuprosessi ja ostoreskontra - yhteenveto

Ostolaskujen hoitaminen on keskeisessä roolissa yrityksen taloushallinnossa. Sujuvan ostolaskuprosessin ja hyvän ostoreskontran avulla on mahdollista varmistaa kassavirran hyvä hallinta sekä toimintojen kustannustehokkuus.  

Jotta ostolaskuprosessia on mahdollista hallinnoida tehokkaasti, tulee käytössä olla asianmukaiset ohjelmistot, prosessit sekä tarvittavat henkilöstöresurssit. Hyvin hoidettu ostolaskuprosessi tukee yrityksen kannattavuutta sekä toiminnan tehokkuuden parantumista kulujen näkökulmasta. Hyvä ostolaskuohjelmisto on nykyaikainen ja tehokas ohjelmisto, jonka avulla prosesseja voidaan tehostaa ja saadaan arvokasta tietoa helposti ja nopeasti tukemaan yrityksen päätöksentekoa ostojen puolelta.

Heeros Ostolaskut -ohjelmisto tarjoaa tekoälyllä varustetun kokonaisuuden, joka mahdollistaa ostoreskontran tehokkaan, aikaa säästävän ja kustannuksiltaan maltillisen hoidon.