Taloushallinnon ja toiminnanohjauksen (ERP) integrointi

Kasvavan yrityksen menestyvässä liiketoiminnassa taloushallinnon ja toiminnanohjauksen integrointi on avainasemassa. Harmittavan usein yrityksillä on käytössä eri taloushallinnon ja toiminnanohjauksen (ERP) järjestelmiä, jotka eivät keskustele keskenään.

Integraatioissa järjestelmien välille luodaan suorat yhteydet, jolloin taloushallinto (kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, palkanlaskenta…) sekä toiminnanohjaus (tuotanto, jakelu, varastohallinta…) ja raportointi (työajan- ja liiketoiminnan seuranta, projektinhallinta, HR-järjestelmät) toimivat saumattomasti hyvässä yhteistyössä.

Ohjelmistointegraatiot tehostavat merkittävästi liiketoiminnan prosesseja

Perinteisen tiedonsiirron, jossa tiedon on voitu ajatella siirtyvän ikään kuin jonossa ohjelmasta toiseen, rinnalle on noussut integraatiot, jotka mahdollistavat tiedon siirtymisen lähes reaaliajassa, vain sekunneissa. Ajansäästö on siis merkittävä. Yksi suurimmista integraation eduista on myös manuaalisen työn vähentyminen, jolloin myös virheiden määrä pienenee ja työ on tasalaatuista. Yllättävää ehkä on, että hyvin toimivien integraatioiden avulla manuaalityö voi vähentyä jopa 90%. Rutiinien vähentyessä taloushallinnon ammattilaisen työstä tulee mielekkäämpää, jonka lisäksi päättävä taho saa nopeammin tarkempaa ja ajantasaisempaa tietoa yrityksen taloudesta ja toiminnasta. Eri liiketoiminta-alueiden integroinnin tavoitteena onkin toiminnan tukeminen kustannustehokkaasti.

Integraation tarve syntyy usein muutostilanteissa

Integraation tarve yrityksissä nousee esiin yleensä muutostilanteessa. Käytössä oleva ERP voi olla vanhentunut, eikä se vastaa enää liiketoiminnan tarpeisiin tai tue esimerkiksi nykypäivän standardien mukaisia verkkolaskulain vaatimuksia ja laskuformaatteja (esim. Finvoice 3.0). Silloin olemassa olevan datan hyödyntäminen parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen saavuttamiseksi ja liiketoiminnan edistämiseksi ei ole mahdollista ilman toimivaa integraatioratkaisua.

Taloushallinnon ja toiminnanohjauksen integrointi on järkipäätös - 5 steppiä

Yleisin kompastuskivi taloushallinnon järjestelmien integroimisessa on riittämätön ennakointi. Yleensä päädytään etsimään ratkaisuja vasta silloin kun muita vaihtoehtoja ei ole tai ongelma on jo käsissä, esimerkiksi lasku ei mene perille. On hyvä tiedostaa, että järjestelmien integraatio saattaa viedä aikaa, siksi taloushallinnon järjestelmäkokonaisuuksia olisikin hyvä tarkastella kriittisesti tasaisin väliajoin.

Koostin avuksesi 5 steppiä taloushallinnon integroinnista eli mitä asioita projektissa on hyvä huomioida onnistuakseen muutosprosessissa.

1) Liiketoiminnan tarpeiden ja nykyprosessin kartoitus

Kaikki lähtee liikkeelle yrityksen nykytilan kartoituksesta; millainen liiketoimintamalli yrityksessä on ja millaiset tarpeet sekä tavoitteet integraatioprojektille asetetaan. Tärkeää on huomioida, että mitä monimutkaisempia järjestelmäkokonaisuuksia yrityksessä on, sitä tärkeämpää roolia integraatiot näyttelevät. Vain siten ydinprosessit saadaan toimimaan tehokkaasti.

Integraatiota ei pidä ikinä tehdä vain integraation vuoksi, vaan tärkeää on miettiä aina liiketoiminnan vaade ja saatava hyöty. Siksi joskus saattaa ilmetä asioita, minkä vuoksi joitakin ohjelmistoja ei ole järkevää integroida.

Esimerkiksi näissä tilanteissa integraation virittäminen on turhaa:

• Manuaalista työtä on vain silloin tällöin ja se ei vie paljon aikaa.
• Nykyjärjestelmä on niin vanha, ettei se tue integrointia. Projektin hinta kasvaisi liian kalliiksi.
• Datasta ei ole hyötyä toisessa järjestelmässä. Esimerkiksi tiedon siirto kassajärjestelmästä reaaliaikaisella API-rajapinnalla talousjärjestelmään ei kannata, sillä päivittäisen tiedon seuraaminen ei ole välttämättä tarpeellista.

2) Integraatioratkaisujen tarjonnan selvittäminen

Yrityksen nykytilan ollessa selvillä, on seuraava steppi etsiä parhaat ratkaisut integrointiin. Vaikka helppoa olisi kääntyä vanhan toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan puoleen, ei se aina ole kannattava ratkaisu. Parhaimmat hyödyt integraatioista saadaan irti, kun rinnalle löytyy osaava kumppani, joka tarjoaa moderneja ja monipuolisia rajapintoja sekä on yrityksen liiketoimintaan nähden oikeankokoinen. Tässä voi käyttää mittarina vaikkapa yrityksen liikevaihtoa; iso liikevaihto = iso toimija. Huomioitavaa on, että integraatiot tuovat kuitenkin myös pienen yrityksen päivittäiseen toimintaan tehoa.

3) Projektin kustannukset ja tarvittavat resurssit

On hyvä tiedostaa, että integraatioprojektien kustannukset ja tarvittavat resurssit riippuvat hyvin pitkälti jo käytössä olevista järjestelmistä; onko niissä jo integraatioita ja mihin kaikkeen järjestelmät taipuvat. Hinta voi kokonaisuudessa olla 500-50 000 euron välillä. Myös projektin kesto saattaa vaihdella muutamasta päivästä vuoteen. Tähän vaikuttaa esimerkiksi se, onko valmis rajapinta jo saatavilla vai ei. Rahallisen panostuksen ja ajan lisäksi integraation käyttöönotto vaatii yritykseltä projektiin yhteyshenkilön, IT-osaamista sekä henkilön, joka perehdyttää henkilöstön uuteen tapaan toimia. Jos mietit yrityksesi järjestelmien integraatiomahdollisuuksia ja niiden kustannuksia, ota yhteys myyntiimme, olemme mielellämme apunasi.

4) Projektin suunnittelu uuden kumppanin kanssa

Kun pohjatyö on tehty, on aika aloittaa projekti valitun kumppanin kanssa. Integraatioprojektissa on mukana aina kolme osapuolta: yritys sekä kaksi järjestelmätoimittajaa. Osapuolien roolit sekä työnjako sovitaan aina tapauskohtaisesti riippuen liiketoiminnan nykyprosessista ja asiakkaan tahtotilasta. Projektin alkutaipaleella tulee myös yhteistyössä kumppanin kanssa määritellä mihin integrointiin liittyvä dokumentointi tallennetaan, mistä kukin osapuoli vastaa ja keneen ollaan yhteydessä mahdollisissa ongelmatilanteissa.

5) Integraatiokokonaisuuden ylläpito ja muutosten hallinta

Ohjelmistoja integroinneissa on hienoa se, ettei yrityksen tarvitse uudistaa koko järjestelmää kerralla. Kullekin liiketoiminta-alueelle voi valita sopivimman järjestelmän, ja usein halutaankin edetä pienin askelin ja kehittää toimintaa jatkuvasti. Onkin järkevää ottaa ensin tarkasteluun kriittisimmät osa-alueet, esimerkiksi taloushallinnossa ostolaskujen kierrätys, ja edetä projektissa yritykselle parhaiten sopivaan tahtiin.

Kun integraatio on tehty niin se siirtyy ylläpitovaiheeseen jolloin on tärkeää, että integraation tehneellä kumppanilla on selkeät ylläpito, tuki ja kehitysmallit jotta juuri tehty integraatio toimii ja kehittyy jatkossakin.  

Heeroksen integraatioratkaisut jo yli sataan järjestelmään

Integraatio on tulevaisuuden vaatimus kaikille järjestelmille ja me Heeroksella huomioimme tämän omassa tuotekehityksessämme. Valmiiksi rakennetut rajapinnat yli sataan järjestelmään mahdollistavat yrityksille taloushallinnan sujuvan yhteispelin ja hallitun kehittämisen. Asiakkaan tarpeen mukaisesti skaalautuvilla Heeros integraatioilla yhdistät toiminnanohjauksen, kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran sekä palkanlaskennan ja eri raportointijärjestelmät yhdeksi kokonaisuudeksi, vaikka pala kerrallaan.

Tutustu yleisimmin käytettyihin taloushallinnon- ja ERP-ohjelmiin ja lue lisää taloushallinnon integroinnista.

Vesa Nurmi
Product Operation Specialist
Heeros