Ajantasainen talousraportointi tehostaa liiketoimintaa yli maarajojen

Talousjohtajan tehtävänä on luoda mahdollisuuksia liikevaihdon kasvuun ja kannattavuuteen. Häneltä odotetaan analyyttistä otetta ja reaaliaikaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta. Paras lisäarvo syntyy, kun talousraportointi toteutetaan automatisoiduilla työvälineillä ja järkevin kustannuksin.

Automaatiolla selkeää ajansäästöä

Harvoin talousjohtajan ongelmana on taloudellisen datan määrä, sillä talous- ja toiminnanohjausjärjestelmät tuottavat kyllä riittävästi dataa. Haasteena lienee, että aika on usein kortilla, jolloin rutiinitöihin käytettävää aikaa pitäisi saada minimoitua. Onneksi helposti integroitavat, modernit talousjärjestelmät tuovat ratkaisun, sillä automaatiosta saatavalla ajansäästöllä nopeutetaan vaivattomasti prosesseja. Yhtenä esimerkkinä voisi mainita tekoälyavustetun ostolaskujen tiliöinnin. Sillä voidaan vapauttaa taloushallinnon aikaa lisäarvon tuottamiseen, oli kyseessä sitten yrityksen oma taloustiimi tai tilitoimisto.

Taloustiedon jakaminen oikeilla välineillä on helppoa

Taloushallinnon järjestelmissä olevan tiedon jakelu koetaan usein hyvin hankalaksi. Kuitenkin oikeilla järjestelmillä homma saadaan hoitumaan helposti. Meillä talousraportointi hoidetaan Fuusor BI-ratkaisulla, jolla pääsen vaivattomasti porautumaan laskulle tai tositteelle asti. Valmiiden helppokäyttöisten raporttien avulla saan raportoitua luvut, esimerkiksi johtoryhmälle, automaattisesti ja reaaliajassa. Lue, miten BI-raportointi tukee yritysjohtoa päätöksenteossa.

Taloushallinnon digitalisaatio trendi myös maailmalla

Vaikka taloushallinnon digitalisaatio on Suomessa edennyt jo kohtuullisen pitkälle, maailmalla paperisten laskujen ja tositteiden määrä on yhä suuri. Taloushallinnon automaatio on kuitenkin esimerkiksi EU:ssa nousevassa trendissä, ohjaahan lainsäädäntökin eri maiden laskulähetyksiä kohti verkkolaskutusta. Puhutaan ns. e-invoice mandatesta. Fakta on, että tekoäly ja automaatio tehostavat merkittävästi talousprosesseja ja tuovat säästöjä ajankäyttöön, kustannuksiin ja resursseihin.

Sama järjestelmä yli maarajojen tehostaa taloushallintoa

Kansainvälistyvillä yrityksillä yksi yleinen haaste liittyy siihen, kun konserniyhtiöt eri maissa käyttävät erilaisia talousjärjestelmiä. Taloushallintoon käytettävä aika moninkertaistuu, sillä työntekijöiden aika kuluu myös eri järjestelmien opetteluun ja järjestelmästä toiseen siirtymiseen.

Tehokkuutta syntyy silloin, kun kaikki maayhtiöt ovat samassa järjestelmässä. Tällöin laskujen käsittely hoituu nopeasti ja tehokkaasti, aikaa tuhlaamatta. Sama ratkaisu on siis käytettävissä jokaisella mantereella ja jokaisessa maassa. Vielä kun talousjärjestelmään on suoraan integroitu arkistoratkaisu, varmistaa se käytön helppouden lisäksi, että vanhatkin tositteet löytyvät sekunneissa. Myös automaattinen talousraportointi ohjaa liiketoimintaa tehokkaasti yli maarajojen.

Yrityksen henkilöstö on ykkönen, myös järjestelmävalinnassa

Yksi asia, joka talousjärjestelmän valinnassa jää helposti liian pienelle painoarvolle, on yrityksen oma henkilöstö eli järjestelmän käyttäjät. Suurimmalle osalle henkilöstöä taloushallinto on matka- ja kululaskujen tekemistä tai ostolaskujen hyväksyntää, vain pieni osa työntekijöistä on taloushallinnon ”heavy usereita”.

Järjestelmän käytön on oltava paikasta riippumatonta. Meillä tiimit ovat globaaleja eli esimerkiksi käyttöönottotiimi muodostuu Suomessa ja Hollannissa työskentelevistä heeroslaisista. Kun kaikki maayhtiöt ovat samassa digitaalisessa järjestelmässä, henkilöstö oppii nopeasti uuden järjestelmän käyttämisen, mikä mahdollistaa myös ohjelman hyvän käyttökokemuksen. Yhtenäisen taloushallinnon järjestelmän ympärille on myös tehokkaampaa järjestää tarvittavat sisäiset kontrollit.

Liiketoiminnan kehittäminen ja KPI-raportointi

Kuten edellä totesin, talousjohtajan tarvitsee vapauttaa aikaa rutiinitöistä tuottaakseen enemmän lisäarvoa yritykselle. Tärkeänä osana tätä on tuottaa taloudellista tietoa päätöksenteon tueksi. Kun talousraportointi on reaaliaikaista, analyyseihin on käytettävissä enemmän aikaa, liiketoiminnan kehittämisen nopeus kasvaa ja ennustettavuus paranee. Kaikkea ei kuitenkaan voi tehdä kerralla, joten kehitystoimintaa on fokusoitava.

Liiketoimintajohdon tavoitteet liittyvät lähes poikkeuksetta liikevaihdon kasvattamiseen. Fokusointi tarkoittaa myös sitä, että myös nämä panostukset on kohdistettava mahdollisimman tehokkaasti. Yhdessä tuotteista vastaavien tahojen kanssa mallinnetaan tuottovirtoja ja laaditaan potentiaalisten kasvuaihioiden business case -laskelmia. Ajantasaisella raportoinnilla on mahdollista saada aikaa toteumaan perustuvia tuote- ja asiakaskannattavuuksia. Liiketoiminta pyörii ERP:ssä, mutta taloushallinto hoituu parhaiten kunnon talousjärjestelmillä.

Ei pidä unohtaa taloudellisten mittareiden (KPI-raportointi) kommunikaatiota omalle henkilöstölle ja sijoittajille. Eri kohderyhmillä on erilaiset tarpeet ja mielenkiinnon kohteet, joten sama talousinformaatio ei toimi jokaiselle kohderyhmälle. Esimerkiksi Heeroksella henkilöstölle viestitään operatiivisen liiketoiminnan mittareita (asiakasmäärän ja laskuvolyymin kehitys päivätasolla, uudet tilaukset tai asiakaspalvelutikettien määrä), kun taas sijoittajaviestintä keskittyy taloudellisten mittareiden lisäksi SaaS-liiketoiminnan mittareihin (uusmyynti, asiakaspoistuma ja ARPA).

Johtajan ajankäytöllä on vaikutuksia yrityksen tuottavuuteen

Johtajan omalla ajankäytöllä on suora yhteys työn tuottavuuteen, toiminnan selkeyteen ja myös työilmapiirin laatuun. Jokainen taloushallinnon asiantuntija tarvitsee tukea jossain työelämänsä osa-alueessa. Parempi henkilöjohtaminen tarkoittaa tiimiläisten henkilökohtaista tukemista sekä omasta että työntekijöiden hyvinvoinnista huolehtimista. Kaikki tämä edellyttää, että talouspäättäjällä on riittävästi aikaa käytettävissä. Hienoa on, että tehokkaasti käytetyllä taloushallinnon järjestelmällä voi keskittyä näihin ajankäytön kannalta tuottavimpiin tehtäviin ja sitä kautta lisätä koko yrityksen tuottavuutta.

Ota rohkeasti yhteyttä, mikäli mietit yrityksesi raprtoinnin kehittämistä. Olemme apunasi.

Juho Pakkanen
CFO
Heeros

Lue millainen on Heeroksen raportointityökalu TÄSTÄ ja nappaa myös 5 vinkkiä taloushallinnon prosessien kehittämiseen.