Myyntireskontra - mikä, miten ja miksi?

Mikä on myyntireskontra?

Myyntireskontra on käytännössä luettelo yrityksen lähetetyistä laskuista sekä niistä saaduista tai saamatta jääneistä maksuista eli luettelo tapahtumista. Saadut suoritukset kohdistetaan oikealle laskulle ja lähetetään pääkirjanpitoon, kun taas saamatta jääneiden kohdalla aloitetaan muistutusten jälkeen perintäprosessi.

Myyntireskontra on kassanhallinnan ja kirjanpidon työkalu. Sen avulla halutaan selvittää, mitkä laskut on maksettu ja mitkä ovat vielä maksamatta. Nykyaikaisesta myyntireskontrasta puhuttaessa viitataan laajemmin saatavien hallintaan tarkoitettuun järjestelmään, jolla pyritään automatisoimaan laskutuksen, saatavien hallinnan ja kirjanpidon prosesseja. Esimerkiksi Heeros Myyntilaskut -järjestelmä integraatioineen kattaa tarvittaessa kaikki vaiheet laskun luonnista ja lähetyksestä reskontraan ja perintään asti ja on tehokas taloushallinnon työkalu.

Miten myyntireskontra toimii? 

Kun yritys lähettää laskun asiakkaalle, laskun tiedot tallennetaan myyntisaatavaksi reskontraan. Tästä alkaa laskujen eräpäivien seuranta ja sen varmistaminen, että maksut suoritetaan ajallaan. Jos asiakas maksaa laskun ajallaan ja tarvittavat tiedot löytyvät maksusuoritukselta, myyntireskontraohjelma kohdistaa suorituksen automaattisesti ja lasku poistuu avoimista laskuista. Maksetut myyntilaskut siirtyvät pääkirjanpitoon ja arkistoon, ja saatavat yrityksen varoiksi.

Jos maksun kohdistaminen, eli saadun maksun ja sitä vastaavan lähetetyn laskun ns. yhdistäminen, ei onnistu automaattisesti, joutuu reskontranhoitaja tekemään sen manuaalisesti. Suomessa maksujen kohdistaminen hoituu todella näppärästi viitenumeroiden ansiosta, mutta monessa Euroopan maassa yhtä yleisesti käytössä olevaa tunnistetta ei ole. Siitä huolimatta ei kannata tyytyä kalliiseen manuaaliseen työhön, sillä  kansainvälisille yrityksille löytyy ohjelmistoja myyntireskontran hoitoon. Open bankingin (eli avoimien pankkirajapintojen) avulla uudet, tileille tulleet maksut voidaan tuoda reskontraan useimmista eurooppalaisista pankeista ja siten minimoida manuaalisten työvaiheiden määrä.

Myyntireskontrassa hallitaan myös saataviin liittyviä poikkeuksia, ja pyritään ennakoimaan mahdollisia maksuvaikeuksia sekä minimoimaan niiden vaikutukset. Jos maksu jää saamatta, lasku listataan erääntyneissä laskuissa. Laskun saajalle voidaan lähettää maksukehotuksia ja tarvittaessa lasku siirtyy perintään.

Myyntireskontran automaatio

Automatisoimalla laskutusta ja myyntireskontraa yritys voi säästää työntekijöiden aikaa tärkeämpiin tehtäviin sekä samalla vähentää manuaalisesta työstä johtuvia inhimillisiä virheitä.

Työaikaa on mahdollista säästää reskontran hoitoon käytetyllä järjestelmällä esimerkiksi minimoimalla manuaalisesti kohdistettujen maksusuoritusten määrä maksuviitteiden ja niihin perustuvan automaattisen kohdistuksen avulla. Edelleen, kun laskuille ja suorituksille kirjataan automaattisesti kirjanpidossa tarvittavat tiedot oletusasetusten avulla, tulevat kirjanpidossa tarvittavat tiedot automaattisesti kirjanpitoon siirrettäville vienneille.

Aikaa säästyy lisäksi, kun virheellisiä tai epäselviä maksuja pystytään käsittelemään tehokkaammin. Samoin edellä mainittu open banking vähentää osaltaan manuaalista työtä, kun eri pankeissa olevien tilien tapahtumia ei tarvitse kirjata käsin tiliotteista tai Exceleistä.

Kun reskontran hoitajan aika vapautuu erilaisista manuaalisista datan syöttötehtävistä, tulee reskontran hoidosta enemmän poikkeuksien hallintaa ja siten mm. erääntyneiden laskujen valvontaan ja niihin reagoimiseen jää enemmän aikaa.

Millainen on hyvä järjestelmä myyntireskontran hallintaan?

Hyvä järjestelmä tehostaa saatavien hallintaa. Parhaimmillaan koko laskutusprosessin voi hoitaa yhdessä laskutusohjelmassa, mutta myyntireskontra voi olla erillisenäkin. Esimerkiksi ERP-järjestelmässä hoidettua laskutusta voi tehostaa liittämällä siihen erityisesti laskutukseen ja/tai reskontraan kehitetyn järjestelmän. Näin voidaan kustannustehokkaasti parantaa yrityksen laskutusta laajemminkin, esim. kansainvälisen verkkolaskutuksen ominaisuuksiin.

Huolehdi, että järjestelmässä on seuraavat asiat kunnossa.

Kun laskutiedot siirtyvät esim. integraatioilla reskontrasta automaattisesti kirjanpito-ohjelmaan ja arkistoon, säästyy taloushallinnon työntekijöiltä aikaa muuhun työhön. Kirjanpitoon ja arkistointiin liittyy lakivelvoitteita, jotka hoituvat helposti ja ilman näppäilyvirheitä, kun reskontra on niihin saumattomasti integroitu.

Helppo ja kattava raportointi mm. avoimista saatavista, maksamattomista laskuista ja asiakkaiden maksuhistoriasta on avain yrityksen johdon hyvään päätöksentekoon. Modernin myyntireskontrapalvelun perusvaatimuksiin kuuluu, että palvelun sisällä on mahdollista muokata ja luoda uusia raportteja joustavasti ja siten minimoida muissa työkaluissa kuten Excelissä tehtävää raporttien muokkausta.

Tietoturvallisuus on mille tahansa taloushallinto-ohjelmalle tärkeää. Käyttöoikeuksia rajaamalla voidaan varmistaa, että tietoja pääsee näkemään tai muokkaamaan vain valitut henkilöt. Tietoturvaa voi lisätä ottamalla kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöön. Lisäksi erittäin tärkeää on, että palvelua ylläpidetään ympäristössä jossa on riittävät tietoturvasertifikaatit (esim. ISO 27001) ja varmuuskopioinnit.

Pahimmassa tapauksessa monimutkainen järjestelmä vaikeuttaa reskontran hoitajan työtä, ja aiheuttaa epävarmuutta. Selkeä ja helppokäyttöinen taas tuo sujuvuutta työhön, nopeuttaa uusien
työntekijöiden kouluttamista, ja tarvittaessa helposti kiinni saatava ja asiantunteva asiakastuki auttaa nopeasti ongelmatilanteiden yli.

Lisäksi kansainvälisille yrityksille järjestelmässä tulisi olla:

Kansainvälisessä liiketoiminnassa eurot eivät aina riitä, ja monivaluuttatuki on välttämätön. Samoin laskuja on pystyttävä lähettämään useammalla kielellä. Edelleen, jotta ulkomaisia tytäryhtiöitä voidaan tuoda samaan palveluun tulisi olla mahdollista perustaa yrityksiä myös muiden maiden vaatimilla tietosisällöillä ja nämä tiedot on saatava verkkolaskuille mukaan, jos laskutusta tehdään useista eri maayhtiöistä. Vaikka monessa maassa laskuja otetaan vielä vastaan paperilaskuina ja/tai PDF formaatissa, on kansainvälisesti toimivan yrityksen tärkeää varmistaa, että verkkolaskut voidaan myös toimittaa rajojen ulkopuolelle. Peppol-verkosto tukee tätä vaatimusta ja myös Heeros tukee verkkolaskujen lähetystä Peppolin kautta.

Myyntireskontra on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa ja liiketoimintaa - reskontra on osa kirjanpitoa

Myyntireskontran asianmukainen hallinta on keskeinen osa yrityksen taloushallintoa ja liiketoimintaa. Se vaikuttaa suoraan yrityksen kassavirtaan, kirjanpitoon, riskienhallintaan ja asiakassuhteisiin.

Kassavirran nopeus 

Koko laskutusprosessin tehokkuus vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti yritys saa asiakkailtaan rahaa tililleen. Myyntireskontran hallinnalla pyritään varmistamaan nopeat ja oikea-aikaiset maksut, ja sitä kautta parantamaan yrityksen maksukykyä ja edelleen mahdollistamaan investointeja tai vastaamaan lyhyen aikavälin rahoitustarpeeseen. Sillä on siis suora vaikutus yrityksen kassavirtaan.

Kirjanpidon tehokkuus 

Myyntireskontran tarkkuus vaikuttaa suoraan yrityksen kirjanpitoon. Oikein kirjatut tulot ja saamiset tekevät kirjanpidosta sujuvampaa ja tehokkaampaa, kun kirjanpidon kirjauksiin liittyviä virheitä tulee vähemmän ja manuaalisen työn määrä vähenee. Kun reskontra on oikein, kirjanpito on tehokkaampaa.

Tiedolla johtaminen ja riskienhallinta 

Kun myyntireskontra on automatisoitu, se antaa tietoa talousjohtajalle ja yrityksen muulle johdolle paitsi kassavirrasta, myös asiakkaiden maksukäyttäytymisestä. Reskontran avulla johto pysyy tekemään informoituja päätöksiä mm. myynti- ja maksuehtoihin liittyen, ja yrityksessä voidaan tunnistaa mahdolliset maksuvaikeudet etukäteen ja vähentää luottotappioiden määrää. Teoriassa avoimissa laskuissa piilee aina riski, jota laskutusprosessissa ja myyntireskontrassa voidaan minimoida.

Asiakassuhteiden hallinta 

Reskontraa hallinnoivat pystyvät myös antamaan palautetta esimerkiksi myyntilaskujen täsmällisyydestä ja ajoituksista, jolloin laskutusta voidaan tehostaa jo aiemmista vaiheista lähtien. Tämä auttaa myös parantamaan asiakassuhteita: kun laskutus on sujuvaa, virheetöntö ja selkeää, riitatilanteitakin syntyy harvemmin.

Myyntireskontrasta perintään 

Myyntireskontrassa erääntyneet laskut hoidetaan yleensä vaiheittain. Ensin asiakkaalle lähetetään yksi tai useampi maksumuistutus, jolloin asiakkaalle tulee lisäkulu alkuperäisen laskun lisäksi maksettavaksi. Maksumuistutukset lähettää usein velkova yritys itse, ja niidenkin lähetyksen saa automatisoitua esimerkiksi Heeros Myyntilaskut -ohjelmassa. Kuluttaja- ja yrityskaupassa on eroja esimerkiksi sen suhteen, miten usein ja kuinka monta muistutusta voi lähettää. On tärkeää pitää huolta, että maksut on kohdistettu laskuille oikein, jottei asiakkaalle lähetetä maksumuistutusta turhaan.

Jos asiakas ei muistutuksista huolimatta maksa laskua, se voidaan siirtää perintään. Laissa on perinnälle tarkat määräykset. Perinnässä olevia laskuja pitää jollain tapaa seurata, ja yleisin tapa on poistaa ne reskontrasta ja seurata perinnässä olevia laskuja vain kirjanpidossa. Perinnän sekä maksumuistutukset voi myös ulkoistaa perintätoimistolle, jolloin integraatiot myyntireskontran ja perintäkumppanin välillä sujuvoittavat laskutuksen viimeistäkin vaihetta.