Automaatio myyntilaskutuksessa: Miten teknologia tehostaa prosesseja?

Tässä artikkelissa tarkastelemme konkreettisten esimerkkien ja parhaiden käytäntöjen kautta sitä, miten myyntilaskutuksen automaatio voi viedä yrityksen laskusta kassaan -prosessin (invoice-to cash, I2C) tehot uudelle tasolle.

Mitä myyntilaskutuksen automaatio tarkoittaa?

Ajallaan saapuvat maksut ovat elintärkeitä jokaiselle yritykselle. Laskutus on yksi jokaisen yrityksen perusprosesseista. Silti ja ehkä jopa hieman yllättäen koosta tai toimialasta riippumatta yritykset jatkuvasti kohtaavat monenlaisia haasteita laskutuksen parissa. Laskujen lähetysprosessi voi olla sekä hidas että työläs, ja asiakkaiden erityisiä laskutusvaatimuksia voi olla järjestelmäteknisistä syistä vaikea toteuttaa. Myyntilaskujen automatisointi on pitkälti ratkaisu näihin ongelmiin.

Myyntilaskujen automatisointi viittaa prosessiin, jossa myyntilaskutuksen toistuvia ja työläitä tehtäviä automatisoidaan. Automatisiointi myös tehostaa laskujen hyväksymistä ja nopeuttaa niiden maksamista asiakkaiden toimesta. Automatisointi säästää aikaa ja estää yleiset laskutusvirheet, jotka usein johtuvat inhimillisistä erehdyksistä tai puutteellisesta tiedoista asiakkaiden laskutusvaatimusten suhteen.

Automatisoinnin hyödyt tulevat erityisen selviksi siirryttäessä verkkolaskutukseen.

Automatisoinnin hyödyt myyntilaskutuksessa 

Automatisoinnin ensisijaisena tavoitteena on vähentää manuaalista työtä, mikä paitsi nopeuttaa laskutusprosessia, myös pienentää inhimillisten virheiden riskiä. Automatisointiteknologioiden, kuten tekoälyn (AI, artificial intelligence) ja koneoppimisen (ML, machine learning), avulla yritykset voivat automatisoida rutiininomaiset tehtävät, kuten laskujen luonnin, lähettämisen ja seurannan. Lisäksi automaatio mahdollistaa reaaliaikaisen datan hyödyntämisen, mikä nostaa päätöksenteon osuvuutta ja lisää taloushallinnon prosessien läpinäkyvyyttä. 

Tiivistetysti myyntilaskuautomaation hyötyjä ovat:

• Nopeampi laskujen käsittelyaika
• Lyhyempi myyntisaatavien kiertoaika
• Nopeammat maksut
• Parantunut kassavirta
• Lisääntynyt turvallisuus
• Tarkemmat tiedot
• Vahvemmat asiakassuhteet
• Matalammat jakelukustannukset

Tekoäly ja koneoppiminen laskutuksessa 

Tekoäly ja koneoppiminen ovat keskeisiä teknologioita myyntilaskutuksen automatisoinnissa. Esimerkiksi tekoälyn avulla voidaan ennustaa maksuaikoja ja tunnistaa maksuviiveiden riskit asiakas- tai asiakasryhmäkohtaisesti. Tämä mahdollistaa proaktiiviset toimenpiteet, kuten esimerkiksi muistutusviestien lähettämisen ennen eräpäivää.

Tekoälyn hyödyntäminen myyntilaskutuksessa mahdollistaa myös esimerkiksi  dynaamisen hinnoittelun, jossa asiakaskohtaiset hinnat voidaan määrittää heidän ostohistoriansa, markkinatilanteen ja käyttäytymismallien perusteella. 

Koneoppimisen avulla puolestaan voi analysoida historiallista maksukäyttäytymistä ja tunnistaa merkit, jotka auttavat parantamaan laskutusprosessien tehokkuutta ja vähentämään luottotappioriskejä. Data-analytiikka ja koneoppimismallit voivat ennustaa tulevaisuuden suuntauksia ja markkinoiden muutoksia, mikä antaa yrityksille mahdollisuuden ennakoida ja mukautua nopeasti uusiin tilanteisiin erilaisten skenaarioiden avulla.

Automaation hyödyntäminen asiakaskokemuksen parantamisessa 

Asiakaskokemus on yhä useammin kilpailuedun lähde. Myyntilaskutuksen automatisoinnilla voi olla merkittävä rooli asiakaskokemuksen parantamisessa. Automaation avulla asiakkaalle voidaan tarjota reaaliaikaiset päivitykset laskun tilasta, mahdollistaa itsepalveluportaalit laskujen katselua ja maksamista varten, sekä personoida laskutusprosessi asiakkaan tarpeiden mukaan. Nämä toiminnallisuudet evät ainoastaan lisää asiakastyytyväisyyttä, vaan myös useimmiten nopeuttavat maksujen saamista. 

Myyntilaskutuksen automatisoinnin parhaita käytäntöjä 

Myyntilaskutuksen automatisointi vaatii enemmän kuin vain uusimpien teknologioiden käyttöönottoa; se edellyttää myös harkittua ja suunnitelmallista lähestymistapaa. Parhaiden käytäntöjen hyödyntäminen on avainasemassa, kun pyritään maksimoimaan automaation hyödyt ja varmistamaan sujuva siirtyminen uusiin prosesseihin.

Myyntilaskutuksen parhaita käytäntöjä ovat:

1. Perusteellinen prosessien määrittely ja nykytilan analyysi. Tämän avulla voidaan tunnistaa tehokkuutta haittaavat pullonkaulat ja prosessit, jotka hyötyvät eniten automaatiosta.
2. Joustava ja skaalautuva ratkaisu. Ratkaisun pitää kasvaa yrityksen mukana ja mukautua muuttuviin vaatimuksiin.
3. Saumaton integroitavuus. Myyntilaskuratkaisu pitäisi pystyä integroimaan ERP-järjestelmään saumattomasti.
4. Datan laatu. Siistit, hallitut ja helposti saatavilla olevat datalähteet ovat olennaisia automatisoidun järjestelmän tehokkuudelle.
5. Koulutus ja jatkuva tuki. Nämä ovat ratkaisevan tärkeitä tekijöitä siinä, että käyttäjät ymmärtävät, miten järjestelmä toimii ja miten he voivat hyödyntää sitä parhaiten.
6. Jatkuva parantamisen kulttuuri. Automaation tehokkuden säännöllinen arviointi ja uusien optimointimahdollisuuksien etsiminen.
7. Kunkin toimintamaan lainsäädännön noudattaminen. Monet maat vaativat nykyään, että laskut lähetetään sähköisesti käyttäen maan omaa infrastruktuuria tai erityisiä alustoja. Myyntilaskuohjelmiston pitää täyttää vaatimukset ja joustaa, jos ne muuttuvat.

Esimerkkejä myyntilaskutuksen automaation hyödyistä

Esimerkki 1: IT-konsultointiyritys Suomessa 

Eräs 50 henkilön IT-konsultointiyritys, jolla on asiakaskuntaa ympäri Eurooppaa, kohtasi haasteita monimutkaisten ja aikaa vievien myyntilaskutusprosessien kanssa. Erityisesti erilaisten laskutusvaatimusten hallinta oli haastavaa.

Yritys päätti ottaa käyttöön automaatioita tukevan laskutusohjelmiston, joka oli integroitu heidän olemassa olevaan CRM- ja projektinhallintajärjestelmäänsä. Tämän ratkaisun avulla yritys pystyi automatisoimaan laskujen luonnin, joka nyt perustui suoraan projektinhallintajärjestelmästä saatavaan tietoon työtuntien ja kulujen osalta. 

Ratkaisevana tekijänä oli järjestelmän kyky noudattaa automaattisesti kunkin maan laskutukseen liittyvää lainsäädäntöä ja lähettää laskut asiakkaiden vaatimusten mukaisesti. Kuuden kuukauden kuluttua käyttöönotosta yritys raportoi 30 % nopeammista maksuajoista ja merkittävästä manuaalisen käsittelyn vähenemisestä, mikä vapautti työntekijöiden aikaa lisäarvoa tuottavaan työhön. 

Esimerkki 2: Suomalainen valmistavan teollisuuden yritys 

Keskisuuri, 500 henkilön suomalainen valmistavan teollisuuden yritys, jolla on tuotantolaitoksia Suomessa ja kolmessa muussa Euroopan maassa sekä asiakaskuntaa useissa muissa Euroopan maissa, kohtasi moniulotteisia haasteita myyntilaskutuksessaan.

Erityisesti eri maiden laskuvaatimusten noudattaminen ja useiden valuuttojen käsittely aiheuttivat päänvaivaa. Yritys päätti toteuttaa kattavan myyntilaskutuksen automatisointiprojektin, joka sisälsi ERP-järjestelmän integroinnin uuteen laskutusohjelmistoon. 

Uusi kokonaisuus mahdollisti automaattisen laskutuksen, joka sopeutui kunkin maan laskusäännöksiin ja tuki monivaluuttatransaktioita. Integrointi toiminnanohjaukseen mahdollisti reaaliaikaisen tiedon kulun työn edistymisestä ja materiaalikustannuksista laskutusprosessiin.

Tämän seurauksena yritys pystyi vähentämään virheitä, nopeuttamaan laskutusta ja parantamaan kassavirtaa. Lisäksi automatisoitu raportointi tarjosi paremman näkyvyyden taloudelliseen suorituskykyyn ja myyntisaataviin eri maissa. Vuosi käyttöönoton jälkeen yritys havaitsi yli 40 % parannuksen laskutusprosessin tehokkuudessa ja merkittävän parannuksen asiakastyytyväisyydessä prosessin ollessa sujuvampi ja läpinäkyvämpi. 

Johtopäätökset: Myyntilaskuautomaatio on teknologiaa ja toimintaa 

Myyntilaskutuksen automatisointi tarjoaa yrityksille merkittäviä hyötyjä, mukaan lukien prosessien nopeutuminen, virheiden vähentyminen ja parempi asiakaskokemus. Tekoälyn ja koneoppimisen kaltaiset teknologiset  ovat avainasemassa näiden hyötyjen saavuttamisessa.

Uusien teknologioiden implementointi vaatii aina huolellista suunnittelua ja koulutusta, sillä automaatioista huolimatta ihminen usein edelleen ratkaisee. On ensiarvoisen tärkeää, että henkilöstö ymmärtää uudet prosessit ja osaa käyttää järjestelmiä optimaalisesti. Teknologiat valjastettuna osaksi myyntilaskutuksen prosesseja tarjoavat merkittävän kilpailuedun ja tuen yrityksen kasvulle ja kannattavuudelle sekä nyt että tulevaisuudessa.