Geritrim - Ontime työaikaraportointi tehosti palkkahallintoamme yli odotusten

Kuntoutuskeskus Geritrim on ulkoistanut taloushallinnon, kirjanpidon ja palkanlaskennan hoidon Heeros ohjelmistoja käyttävälle tilitoimistolle. Palkkahallinnon prosessia haluttiin entisestään tehostaa, sillä lähes 35 vakituisen työntekijän työtuntien ja -aikojen seuranta ja raportointi tuntui työläältä sekä aikaa vievältä. Käyttöön otettiin Ontime Työaikaraportointi.

– Ontimen käyttöönotto onnistui esimerkillisesti yhteistyössä ammattitaitoisen toimittajan kanssa. Meille nimetty projektipäällikkö huolehti asioiden sujuvuudesta ja oli arvokkaana apuna käyttöönotossa. Vaikka henkilökuntamme saattoi aluksi suhtautua hiukan varauksellisesti, on kentältä tullut jo kiitosta; Ontime on oikeudenmukainen ja toimii hyvin. Uuden kumppanin ja järjestelmän kanssa on siis ilo tehdä töitä, kiittää Geritrimin johtaja Tony Westerlund.

Ontimen avulla vältytään tuplatyöltä

Ontimen myötä Geritrimin palkkahallinnon prosessi on selkeästi suoraviivaistunut. Manuaalisen työn määrä on vähentynyt ja prosessi nopeutunut, sillä työaikakirjaukset siirtyvät valmiiksi tulkittuina tapahtumina tilitoimistoon ja sieltä Heeros ePalkkoihin.

– Työaikakirjauksissa vältytään nyt tuplatyöltä ja tilitoimistomme palkanlaskijalle jää tehtäväksi vain työaikatietojen tarkistus ja hyväksyntä. Kaksikielisyys on myös iso plussa, me saamme palvelua molemmilla kotimaisilla kielillä.

Uuden työaikalain edut helposti toteutettavissa Ontimella

Geritrimin mielestä Ontime oli hyvä valinta myös siksi, että uusi työaikalaki astui voimaan vuoden 2020 alusta. Laki mahdollistaa työpaikoilla aiempaa joustavamman työajan järjestelyn, kuten sopimisen väljemmin liukuvasta työajasta, joustotyöajasta ja työaikapankista.

– Kerättyjen lomapäivien seuranta on nyt helppoa ja saamme järjestelmästä näppärästi myös historiatiedot, vaikka viranomaistarkastuksia varten. Helppokäyttöisyys todettiin myös hiljattain tehdyn työsuojelutarkastuksen yhteydessä, jolloin tarkastajille tarvittiin työntekijöiden työaikatiedot henkilöittäin, kertoo Geritrimin henkilöstöpäällikkö Elisabeth Ekholm.

Reaaliaikaiset tiedot tehostavat päivittäistä henkilöstöhallintoa

Ekholm kiittää myös Ontimen hyödyllisestä HR-toiminnosta, joka on tuonut hyötyjä, joita ei ohjelman hankintavaiheessa osattu edes ajatellakaan.

– Löydämme nyt yhdestä paikasta henkilöiden koulutustiedot ja tiedot suoritetuista ensiapukoulutuksista. Lisäksi näemme, kenellä työntekijöistä on avaimet määrättyihin paikkoihin ja millaiset käyttöoikeudet kullekin on annettu. Ontime on käyttäjäystävällinen järjestelmä, joka antaa meille tärkeää tietoa reaaliajassa ja helpottaa päivittäistä henkilöstöhallintoa.

Ontime sopii kaikenkokoisille yrityksille

Toimialariippumaton Ontime työaikaraportointi sopii monelle eri alalle ja siitä hyötyy niin pieni kuin suuri yritys.

– Ontime oli meille positiivinen yllätys ja olemme saaneet siitä irti enemmän kuin mitä odotimme. Otimen hinta-laatusuhde on erinomainen ja kokonaiskustannukset kohtuulliset. Suosittelemme Ontimea ehdottomasti, vakuuttaa Geritrimin johtaja Tony Westerlund.