Vierailijakirjoitus: Kuinka sähköistä laskutuksesi oikeasti on?

Verkkolaskutus on keskeinen edellytys laskujen käsittelyn automatisoinnille ja kustannussäästöjen saavuttamiselle, ja sitä on jo pitkään pidetty yhtenä sähköisen taloushallinnon ja sen tehokkuuden kulmakivistä. Suomalaisista yrityksistä lähes kaikki ovat jo jollain tapaa kosketuksissa sähköisen laskutuksen kanssa, mutta tästä huolimatta moni yritys yhä edelleen käsittelee huomattavia määriä laskuja paperilla.

Syitä ja perusteluja alhaiselle verkkolaskujen osuudelle kaikkien käsiteltyjen laskujen määrästä voi olla monia, mutta näiden paikkansapitävyyttä tulisi jokaisessa yrityksessä harkita huolella ja tasaisin väliajoin. Lähtökohtaisesti tilanne on se, että mitä suuremman osuuden laskuista yritys käsittelee verkkolaskuina, sitä enemmän potentiaalisista kustannussäästöistä saadaan toteutettua. Tässä yhteydessä on hyvä muistaa, että verkkolasku ja sähköinen lasku eivät ole sama asia: Sähköinen lasku voi olla esimerkiksi ostolaskujen käsittelyjärjestelmään skannattu lasku tai sähköpostilla välitetty pdf-lasku, kun taas aito verkkolasku välitetään aina strukturoidussa sähköisessä muodossa, joka mahdollistaa laskun automaattisen konekielisen käsittelyn.

Paperilaskusta sähköisiin laskuihin siirtyminen laskee kustannuksia esimerkiksi laskujen tulostamisesta ja postituksesta luopumisen kautta, mutta usein juuri verkkolaskutuksen mahdollistama automaatio voi olla jopa tärkeämpi tavoite yrityksille. Automaatio muun muassa laskee virheiden määrää manuaaliseen käsittelyyn verrattuna sekä nopeuttaa taloushallinnon prosesseja.

Yleisen katsauksen automaation hyötyihin tarjoaa esimerkiksi Finanssialan Keskusliiton vuonna 2015 laatima selvitys, jossa tarkasteltiin kokonaisvaltaisesti taloushallinnon automatisoinnin ilmastovaikutuksia. Alla olevassa taulukosta käy hyvin esiin muun muassa saapuvien ja lähtevien laskujen käsittelyn automatisoinnilla saavutettava hyöty niin käsittelyajan lyhenemisen kuin myös hiilijalanjäljen pienentymisen osalta. Kustannussäästöt ja ilmastoystävällisyys kulkevat verkkolaskutuksesta puhuttaessa käsi kädessä, ja molempien osalta potentiaaliset hyödyt ovat valtaisat.

Suurimmalle osalle suomalaisista yrityksistä keskeisin kysymys verkkolaskutuksen hyötyjen maksimoimisessa on niiden osuuden nostaminen kokonaislaskumäärästä. Tässä asiassa hyvää mallia voi hakea esimerkiksi Suomen valtiolta, joka hallituksen toimintasuunnitelman mukaisesti seuraa valtiolle asetettuja verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottamistavoitteita kuukausitasolla. Seurannasta käy ilmi, että valtio onnistui vuonna 2017 nostamaan verkkolaskujen osuuden lähetetyistä myyntilaskuista reilusta kahdestakymmenestä prosentista hieman yli tavoitteeksi asetetun kolmenkymmenen prosentin. Ostolaskupuolella tilanne puolestaan pysyi melko muuttumattomana verkkolaskutusasteen ollessa kunnioitettavat hieman yli yhdeksänkymmentä prosenttia. Tavoitteeksi ostolaskuille on tosin on asetettu yhdeksänkymmentäviisi prosenttia, jonka valtio pyrkii saavuttamaan viimeistään vuoden 2019 loppuun mennessä.

Kuten esimerkiksi näistä valtion pyrkimyksistä ja saavutetuista verkkolaskutusasteista käy ilmi, siirtyminen puhtaaseen verkkolaskutukseen voi yrityksestä riippuen olla pitkän tien takana. Jokainen edistysaskel tällä tiellä kuitenkin palkitsee ottajansa, ja omaa tilannetta ja tavoitteita on hyvä aika ajoin tarkastaa. Erinäiset kehitykset kuten esimerkiksi huhtikuun 2018 alussa käyttöön otettava TIEKE:n uudistettu verkkolaskuosoitteisto helpottavat osaltaan verkkolaskutuksen käyttöönottoa ja hyödyntämistä, ja näin ollen entisestään edistävät verkkolaskutuksen leviämistä koko markkinan tasolla.

Koska teidän yrityksessänne viimeksi arvioitiin verkkolaskutuksen tai taloushallinnon sähköistämisen potentiaalia? Entä ovatko asiat sittemmin muuttuneet, ja voisiko esimerkiksi yllämainittu verkkolaskuosoitteiston uudistuminen tuoda tarvittavan lisäkipinän verkkolaskutusasteen nostamiselle?

Ville Parkkinen
Marketing Manager, Liaison Technologies Oy

Liaison Technologies on integraatio- ja tiedonhallintapalveluihin erikoistunut globaalisti toimiva yritys. Heeroksen kumppanina Liaison mahdollistaa verkkolaskutuksen kaikkien kauppakumppanien kanssa mukautuen sekä laskun lähettäjän että vastaanottajan tarpeisiin.