Pohjoismaat, Suomi mukaan lukien, ovat edelläkävijöitä taloushallinnon digitalisoimisessa. Tähän kuuluu olennaisena osana sähköinen laskutus, jonka on laskettu tuovan kustannussäästöjä paperilaskuihin verrattuna jopa 80% (Billentis 2016). Jo vuonna 2013 Suomessa kaikista yrityksistä sähköisiä laskuja vastaanotti 91% ja lähetti 77% (Tietotekniikan käyttö yrityksissä 2013, Tilastokeskus). TIEKE:n ylläpitämää verkkolaskuosoitteistoa puolestaan pidetään maailmalla yhtenä parhaista esimerkeistä siitä, miten julkisella käyttäjälistauksella voidaan tukea sähköisen laskutuksen leviämistä.
Huolimatta näistä hienoista luvuista, moni yritys käsittelee edelleen ison osan laskuistaan paperilla. Erityisesti pienissä yrityksissä helposti ajatellaan, ettei laajempi sähköistäminen kannata pienen vuosittaisen laskumäärän takia. Saatetaan ehkä taipua yhden tai kahden suuren asiakkaan vaatimukseen syöttää laskutiedot tarjotussa verkkoportaalissa, mutta muuten jatketaan paperilaskujen käsittelyä. Sähköistä laskutusta olisi hyvä ajatella laajempana kokonaisuutena, sillä vaikutukset ulottuvat myös muuhun kuin pelkkään laskun käsittelyn yksikköhintaan.
Taloushallinnon digitalisoinnissa olennaiseksi termiksi nousee verkkolaskutus. Verkkolaskutuksessa laskun tiedot ovat aina konekielisessä muodossa, kun sähköisellä laskutuksella puolestaan viitataan usein vain laskun siirtämiseen johonkin sähköiseen muotoon (esim. PDF). Menemättä sen tarkemmin verkkolaskujen formaatteihin (FINVOICE, TEAPPSXML jne.), laskun tiedot viedään suoraan järjestelmästä toiseen, kun taas sähköisessä laskussa tiedot pitää syöttää manuaalisesti tai esimerkiksi jonkin skannausohjelmiston avulla. Helposti unohtuu, että sähköinen lasku tuottaa tietoja syötettäessä saman verran työtä kuin paperilasku.
Jo pelkkä sähköistys säästää laskun käsittelyn kustannuksia huomattavasti. Kulut liittyen tulostamiseen, postitukseen, kuljetukseen, vastaanottoon ja arkistointiin tippuvat merkittävästi siitä, mitä ne ovat paperilaskujen kohdalla. Verkkolasku säästää tämän lisäksi työtä laskun vastaanottoon liittyen, mutta sen suurin hyöty tulee prosessien automatisoinnin ja laadun lisäämisen kautta. Kun tiedot ovat strukturoidussa muodossa niitä voidaan automaattisesti verrata laskun perusteena oleviin dokumentteihin kuten tilauksiin, ja yksittäisiä sisältöelementtejä voidaan validoida jo ennen kuin lasku lähtee vastaanottajalle. Automatisointi säästää manuaalista työtä mm. laskujen hyväksymisessä. Huomioitavaa on, että virheellisten laskujen korjaus jälkikäteen maksaa rahaa ja voi vaikuttaa negatiivisesti myös koko liikesuhteeseen.
Paperilaskutus istuu sitkeänä osana suomalaista(kin) yrityskulttuuria. Jossain vaiheessa paperi tulee kuitenkin siirtymään historiaan – meillä Suomessa todennäköisesti aiemmin kuin muualla. Kysymys on ajoituksesta. Ottaen huomioon laskujen sähköistyksen kerrannaisvaikutukset, tämä luultavimmin tapahtuu laajemman taloushallinnon sähköistyksen yhteydessä.
Mikä on sinun arviosi siitä, koska yrityksesi taloushallinto tulee olemaan kokonaan digitaalinen? Voisiko päivä olla jo ennustamaasi päivää aiemmin? Olisiko tänään hyvä aika arvioida digitalisointia kokonaisvaltaisesti?
Ville Parkkinen
Marketing Manager, Liaison Technologies Oy
Liaison Technologies on integraatio- ja tiedonhallintapalveluihin erikoistunut globaalisti toimiva yritys. Heeroksen kumppanina Liaison mahdollistaa verkkolaskutuksen kaikkien kauppakumppanien kanssa mukautuen sekä laskun lähettäjän että vastaanottajan tarpeisiin.
