Mistä aloittaa taloushallinnon kehittäminen?

Pohtiessamme taloushallinnon uudistamista ajattelemme helposti jo olemassa olevia tapoja. Harvalla talouspäättäjällä on itsekseen aikaa ja tilaa pohtia mitä kaikkea tulevaisuus tuo tullessaan. Sitä varten tarvitaan ”poikkitieteellinen” tiimi, joka pystyy kartoittamaan ja hahmottamaan nykytilan lisäksi myös tulevaisuutta. Yllättävän usein käy niin, että juuri kun saamme valtavan uudistuksen läpi organisaatiossa, niin se onkin jo täysin vanhentunutta ja maailmalta kuuluvat jo uudet tuulet. Onko sitten täysin utopiaa saada taloushallinto modernisoitua? Olemmeko täysin eri planeetalta, jos menemme huikeasti edelle kuin muut? Jonkun se on tehtävä – oltava edelläkävijä.

On hyvä aloittaa miettimällä mikä on taloushallinnon tavoite modernisoinnille ja miksi siihen lähdetään. Kaikki talousjohtajat toivovat voivansa tarjota toimitusjohtajalle/johtoryhmälle ennakoivaa eli proaktiivista tietoa reaktiivisen eli taaksepäin katsovan sijaan. Emme halua liikaa keskittyä menneessä vellomiseen, vaan siihen, miten meidän tulee toimia, jotta seuraavalla seurantakaudella tulos kääntyy emmekä toista samoja virheitä.

Mitä taloushallinnon modernisoimisella haetaan?

Modernissa taloushallinnossa haetaan ajansäästöä, tehokkuutta ja virheiden vähenemistä. Siksi perinteiset kirjanpidon roolit ovat pitkälle automatisoidut. Talousjohtaja haluaa vapauttaa tiiminsä osaajien aikaa rutiineista asiantuntija tehtäviin ja se onnistuu perusasioiden automatisoinnilla. Ostolaskut siirtyvät kierron jälkeen automaattisesti välittömästi kirjanpitoon, kuten myös lähetyt myyntilaskut ja saapuneet suoritukset. Nämä alkajaisiksi. Näin voimme nähdä kesken kauden reaaliaikaista dataa siitä, minne olemme menossa! Ei tarvitse odottaa kuukauden loppuun ja siitä vielä mahdollisesti useamman päivän – pahimmillaan vielä muutaman viikon, että saamme tiedon siitä, miten viime kuukausi meni. Tällöin mahdollisesti tarvittavia korjausliikkeitä voidaan tehdä jo kuukauden sisällä.

Mitä tällaiseen sitten tarvitaan. Kaikki lähtee prosessien dokumentoinnista eli siitä, että ymmärretään, mitä tehdään missäkin vaiheessa. Näin päästään pureutumaan mahdollisesti turhiin ja päällekkäisiin toimiin ja siten nopeuttamaan prosessia. Nämä toimenpiteet voidaan sen jälkeen automatisoida järjestelmän sallimien toimivuuksien sallimissa puitteissa.

Toinen asia, minkä vuoksi dokumentointi on äärimmäisen tärkeää, on ns. backup eli varmistusprosessi. Kaikki manuaalinen osuus on inhimillisen tekemisen takana, ja onnettomuuksia sattuu. On vitaalia, ettei mikään toiminto ole vain yhden ihmisen takana. Näin varmistetaan jatkuvuus katastrofitilanteissa. Kaiken ollessa kuvattuna, on toiminnot myös mahdollista suhteellisen kivuttomasti ulkoistaa/siirtää takaisin itselle.

Millä talousjohtaja mahdollistaa kaiken tämän

Kaikki alkaa asetusten hallinnan keskittämisestä eli yhdestä paikasta päästään tekemään määritelmät kaikkiin käytettäviin talousjärjestelmiin. Samoin siellä myös määritellään käyttäjähallinta. Tämä kuitenkin edellyttää sen, että järjestelmät keskustelevat keskenään ja integraatiot ovat määritellyt ja toimivat. Näin minimoidaan inhimillisten virheiden määrä, kun päästätän pois ylenmääräisestä excel/CSV-rumbasta. Vesiputouksen lailla määritelmät sekä tiedot päivittyvät kaikkiin järjestelmiin yhdenaikaisesti.

Kaiken tiedon pitää myös löytyä samasta paikasta. Näin tiedon lähde on sama kaikkiin raportteihin eikä sorruta vertaamaan päärynöitä persikoihin. Läpinäkyvyys ja tiedon luotettavauus ovat talousjohtajalle ensisijaisen tärkeitä.

Kun edellä mainitut automaatiot ja tiedon siirtyminen ovat olemassa, ne muodostavat tietokannan, jonka päälle rakennetaan raportointi/integroidaan BI-työkalu. Näiden avulla saadaan automaattisesti päivittyvä ja ajantasainen data visuaalisesti analysoitavaksi ja esitettäväksi. Hyvä raportointityökalu mahdollistaa erilaiset skenaariot, ad hoc -raportit sekä luo pohjan ennustamiselle ja budjetoinnille. Reaaliaikaisella tiedolla ei tee mitään, jos sitä ei saa ulos.

Kaiken lähtökohtana on osaava tiimi, joka mahdollistaa tämän. Loistavasta tiimistä löytyvät kaikkien osa-alueiden osaajat, jotka hallitsevat tonttinsa ja tuovat reaaliaikaisen tiedon talousjohtajan käsille jatkojalostukseen. Kuten kaikkialla muuallakin, moderni taloushallinto ei ole ainoastaan järjestelmiä, vaan se on myös ihmisiä, se on johtamista.

Kiinnostuitko? Ota rohkeasti yhteyttä ja jutellaan lisää.

Heeros Paula Ranttila