Tulorekisterin kehitystyö Heeroksella etenee hyvää vauhtia. Heeros ePalkkojen käyttäjät saivat tulorekisteristä esimakua jo aiemmin, kun Tulolajirekisteri lisättiin ohjelmaan. Suurin tekninen toteutus valmistuu lokakuussa, jolloin ePalkat on täydessä valmiudessa tulorekisterin saapumiseen. Kun henkilöstö ja palkanlaskentaohjelmisto ovat ajan tasalla ja valmiina muutokseen, ilmoittaminen sujuu jatkossa entistä nopeammin. Näen ison uudistuksen hyvänä asiana, sillä se antaa mainion mahdollisuuden päivittäisen työn tehostamiseen. Lokakuun alkua odotellessa on hyvä aika tehdä alustavaa työtä ja valmistautua tulevaan.
Tulorekisterin käyttö vaatii tunnistautumisen
Tulorekisterin käyttö vaatii tunnistautumisen. On hyvä huolehtia siitä, että tunnistautumiseen liittyvä valtuudet ja niiden hakemiseen tarvittavat yrityksen rekisteritiedot ovat kunnossa riittävän aikaisin ennen vuoden vaihtumista.
Sähköistä asiointipalvelua varten tarvitset Suomi.fi-valtuutuksen
Vanhojen Katso-tunnisteiden sijaan sähköistä asiointipalvelua varten tarvitaan Suomi.fi-valtuutus. Näiden valtuutusten tekeminen on ollut mahdollista 1.8. alkaen. Valtuutuksen voi tehdä tai sellaista voi pyytää Suomi.fi valtuudet -palvelussa. Se voidaan antaa yritykselle tai henkilölle ja valtuuttajana yrityksen puolesta voi toimia esimerkiksi yrityksen toimitusjohtaja tai yhtiömies.
Valtuutettujen oikeudet rajautuvat heille määritettyjen roolien avulla joko katselu- tai ilmoittaminen-rooliin. Ulkoistetussa palkanlaskennassa ilmoittajana toimiva kumppani voi myös pyytää valtuutusta. Tässä tapauksessa yrityksen tehtäväksi jää valtuutuspyynnön hyväksyminen edellä mainitussa palvelussa. Esimerkiksi tilitoimisto voi pyytää valtuutusta ja edelleenvaltuuttaa kyseiselle yritykselle nimetyt palkanlaskijat asioimaan yrityksen puolesta.
Sovi roolit ja varmista sähköisen asiointipalvelun toimivuus
Suomi.fi -valtuutus tulee käyttöön tulorekisteri-ilmoitusten jättämisessä sähköisen asiointipalvelun kautta. Palvelussa ilmoitus voidaan jättää joko lataamalla tiedostoja tai syöttämällä yksittäisiä ilmoituksia verkkolomakkeella. Kirjautuminen vaatii sähköisen tunnistautumisen vahvoilla tunnistusvälineillä. Tätä varten ilmoittajilla pitää olla esimerkiksi henkilökohtaiset pankkitunnukset tai mobiilivarmenne. Jos tilitoimisto valitsee tämän ilmoituskanavan, on hyvä etukäteen keskustella henkilöstön tunnistautumistavasta ja varmistaa, että ilmoituksia tekevillä henkilöillä on siihen mahdollisuudet.
Heeroksen teknisen rajapinnan käyttö ei vaadi Suomi.fi tunnistautumista
Tulorekisteri myöntää tunnistautumista varten varmenteen, jos ilmoittaminen tehdään teknistä rajapintaa hyödyntäen. Varmenne tallennetaan sähköisesti esimerkiksi palkkahallinnon ohjelmistoon, kuten Heeroksen ePalkoissa. Varmenteella tunnistautuvasta ohjelmasta lähtevät tulorekisteri-ilmoitukset allekirjoitetaan sähköisellä allekirjoituksella, erillistä tunnistautumista ei ilmoittamisen yhteydessä tarvita. Yksittäinen varmenne on voimassa korkeintaan kaksi vuotta ja sinä aikana erillisiä toimenpiteitä tai kirjautumisia ei tarvita, jos muutoksia ei tule.
Heeros-ratkaisun edut
Teknisen rajapinnan etuja ovat sen helppous ja luotettavuus, mutta tärkeimpänä se, ettei sen käyttö rajoitu suoraan yksittäiseen henkilöön. Lomatuuraukset tai yllättävät henkilöstömuutokset eivät vaadi erillisiä toimia vaan mahdollisuus ilmoittamiseen kohdistuu oikein samalla, kun uuden henkilön käyttöoikeuksiin tehdään tarvittavat muutokset.
Nykypäivän salasanojen ja tunnusten valtameressä tekninen rajapinta tuo helpotusta pakolliseen rutiiniin sekä isoille tilitoimistoille että pk-yritysten omille palkanlaskijoille. Ilmoitusten lähetys, seuranta ja korjaaminen vaatii tällöin vain yhden ohjelman, sen jossa työ itsessään jo tehdään. Parhaassa tapauksessa jo tutuksi tullut palkkahallinnon ohjelma taipuu tähän. Jos näin ei kuitenkaan ole, ota yhteyttä ja kerromme lisää helposta tulorekisteri-ilmoittamisesta.
